Algemene voorwaarden

TheraTap GbR, Grootkoppelstr. 56, 22844 Norderstedt (hierna: „TheraTap" of „wij") biedt jou (hierna: „jij" of „klant") de TheraTap-software (hierna: „Software") aan als SaaS-product voor de digitale documentatie van behandelingen van paarden, honden en katten. Voor het gebruik van de Software gelden de volgende gebruiksvoorwaarden:

1. Toepassingsgebied

1.1. Contractpartijen en contractonderwerp. Onderwerp van deze algemene voorwaarden is het beschikbaar stellen van de TheraTap Software voor het gebruik van de functionaliteiten aan de klant tegen betaling van de overeengekomen vergoeding.

1.2. Business-to-Business („B2B"). Wij richten ons aanbod uitsluitend tot ondernemingen en personen die handelen in commerciële of professionele hoedanigheid. Een contract komt daarom tot stand met het bedrijf waarvoor de Software wordt gebruikt, of met de persoon die commercieel of professioneel handelt.

2. Beschrijving van de functionaliteit van de Software

2.1. Toepassingsgebied en doel. De Software stelt paarden-, honden- en kattentherapeuten in staat om uitgebreide behandelingsdetails vast te leggen. Het doel van de Software is om paarden-, honden- en kattentherapeuten een efficiënte documentatie tijdens en na behandelingen te bieden en bij te dragen aan de verbetering van het totale behandelplan.

Naast pure documentatie biedt de Software een reeks aanvullende ondersteunende functies. De specifieke functionaliteiten die beschikbaar zijn, hangen af van het geboekte pakket. Niet alle functies zijn in alle pakketten beschikbaar. Daarnaast verschillen de individuele pakketten wat betreft het maximale aantal dieren dat kan worden vastgelegd en de beschikbaar gestelde opslagruimte.

De momenteel beschikbare pakketopties en prijzen zijn te allen tijde toegankelijk via: https://theratap.de/#pricing

2.2. Functionaliteiten. In detail zijn de volgende functies beschikbaar – afhankelijk van het geboekte pakket:

• Functies voor behandelingsdocumentatie. De hoofdweergave van de Software dient voor het vastleggen van uitgebreide behandelingsdetails. Verschillende niveaus zijn beschikbaar voor documentatie (spieren, botten, acupunctuurpunten, gewrichten, SPM, lymfe, organen en hoeven). In deze weergave kunnen therapeuten specifieke bevindingen (zoals spierspanning) documenteren. Daarnaast kunnen media worden geüpload voor elke behandeling of elk dier. (Hiervoor stelt TheraTap – afhankelijk van het gekozen pakket – cloudopslagruimte beschikbaar.)
• Anamnese-functies. Therapeuten kunnen informatie vastleggen over de medische voorgeschiedenis van de dieren, ganganalyse, synthese van bevindingen en taken voor diereneigenaren. Daarnaast kunnen verdere details zoals inspectie, huisvesting en uitrusting worden gespecificeerd.
• Lexoffice-integratie. Via de Lexoffice API-interface kunnen therapiedetails als factuurregels naar Lexoffice worden verzonden, mits dit is geactiveerd in de profielinstellingen. (Het gebruik van de Lexoffice-integratie vereist het boeken van het XL-pakket bij Lexoffice.)
• Behandelingsrapporten. Behandelingsrapporten kunnen rechtstreeks vanuit de Software naar diereneigenaren of andere therapeuten worden verzonden. Er wordt een toestemmingsformulier verstrekt dat diereneigenaren online kunnen ondertekenen.
• Dier- en diereneigengegevens. Voor elk dier kunnen details zoals naam, leeftijd, staladres, gewicht, ras of grootte worden vastgelegd. Evenzo kunnen gegevens over diereneigenaren zoals naam, contactgegevens en adressen worden vastgelegd. Daarnaast wordt een kaartfunctionaliteit beschikbaar gesteld om locaties van stallen of woonadressen van diereneigenaren weer te geven.
• Online toestemmingsformulieren. Om toestemming van diereneigenaren te verkrijgen met betrekking tot het verzamelen van persoonsgegevens, bestaat de mogelijkheid om toestemmingsformulieren rechtstreeks vanuit de Software naar diereneigenaren te verzenden. Er is een sjabloon beschikbaar die door de klant individueel kan worden aangepast. (TheraTap aanvaardt geen aansprakelijkheid voor de juistheid en actualiteit van het verstrekte sjabloon. De naleving van privacyregelgeving met betrekking tot persoonsgegevens van diereneigenaren is uitsluitend de verantwoordelijkheid van de klant.)
• Afspraakplanning en synchronisatie. De Software biedt een afsprakenplanner met de mogelijkheid om afspraken in andere agenda's te integreren en automatische herinneringsmails te verzenden. Er wordt een sjabloon verstrekt die individueel kan worden aangepast.
• Taakplanning. Taken kunnen worden vastgelegd, voorzien van een vervaldatum en gekoppeld aan een dier of diereneigenaar.
• Business-accountopties (alleen „Business-pakket"). Met een business-account kunnen meerdere gebruikers worden toegevoegd en beheerd.
• Meertaligheid. De Software is beschikbaar in verschillende taalversies (momenteel Duits, Deens, Engels, Nederlands). Gegevensverwerking vindt plaats op Duitse servers.

2.3. Boekhoudmodule

2.3.1. Functionaliteiten van de boekhoudmodule. TheraTap stelt de klant – afhankelijk van het geboekte pakket – een optionele boekhoudmodule beschikbaar. Deze module maakt met name het volgende mogelijk:

• het opstellen, beheren en archiveren van facturen en bonnen,
• het vastleggen van factureringsrelevante gegevens (bijv. dienstbeschrijving, bedrag, belastingtarief, factuurnummer),
• de toepassing van de kleineondernemersregeling volgens § 19 UStG (Duitse btw-wet), mits deze optie dienovereenkomstig door de klant is geselecteerd,
• de export of verdere verwerking van factuurgegevens (bijv. voor belastingadviseurs of externe boekhoudsystemen).

De specifieke functionaliteiten hangen af van het geboekte pakket.

2.3.2. Geen fiscaal of juridisch advies. De boekhoudmodule vormt geen fiscaal, juridisch of bedrijfseconomisch advies. TheraTap controleert in het bijzonder niet de fiscale of juridische juistheid van door de klant opgestelde facturen of de onderliggende informatie. De Software vervangt noch een belastingadviseur noch boekhoudsoftware met wettelijke controleverplichtingen.

2.3.3. Verantwoordelijkheid van de klant. De klant is uitsluitend verantwoordelijk voor de inhoudelijke juistheid van facturen, de correcte toepassing van fiscale regelgeving (in het bijzonder omzetbelasting, kleineondernemersregeling volgens § 19 UStG), de naleving van wettelijke bewaar-, documentatie- en bewijsverplichtingen, alsmede het controleren of de door de Software opgestelde documenten voldoen aan de geldende wettelijke vereisten. TheraTap is niet aansprakelijk voor nadelen die voortvloeien uit onjuiste of onvolledige informatie van de klant.

2.3.4. Kleineondernemersregeling (§ 19 UStG). Voor zover de Software functies biedt voor het weergeven van de kleineondernemersregeling volgens § 19 UStG, gebeurt dit uitsluitend op basis van de door de klant gemaakte instellingen. De klant is zelf verantwoordelijk voor het controleren of hij aan de vereisten van de kleineondernemersregeling voldoet en of de toepassing ervan voor hem juridisch is toegestaan. Er vindt geen automatische of juridische controle door TheraTap plaats.

2.3.5. Geen aansprakelijkheid voor fiscale gevolgen. TheraTap is niet aansprakelijk voor fiscale, financiële of juridische gevolgen die voortvloeien uit het gebruik van de boekhoudmodule, tenzij deze berusten op opzettelijk of grove nalatig handelen door TheraTap.

3. Gebruiksovereenkomst

3.1. Gebruik van de Software. TheraTap verleent de klant het gebruik van de actuele versie van de Software voor het overeengekomen aantal geautoriseerde gebruikers via het internet door middel van browsertoegang.

3.2. Beschikbaarheid: TheraTap waarborgt de functionaliteit en beschikbaarheid van de Software gedurende de looptijd van de contractuele relatie en zal deze in een staat houden die geschikt is voor contractueel gebruik. De beschikbaarheid van de Software is ook afhankelijk van de beschikbaarheid van de servers bij onze hostingprovider Hetzner. Deze provider garandeert ons momenteel een netwerkbeschikbaarheid van 99,9% (meer informatie beschikbaar op: https://www.hetzner.com/de/legal/terms-and-conditions/).

3.3. Updates. TheraTap kan, zonder daartoe verplicht te zijn, de Software te allen tijde bijwerken of verder ontwikkelen en in het bijzonder aanpassen vanwege gewijzigde wettelijke situatie, technische ontwikkelingen of ter verbetering van de IT-beveiliging. Hierdoor kan de functionaliteit van de Software van tijd tot tijd veranderen. TheraTap zal de gerechtvaardigde belangen van de klant passend in acht nemen en de klant tijdig informeren over noodzakelijke updates. Bij een wezenlijke aantasting van de gerechtvaardigde belangen van de klant heeft de klant een bijzonder opzeggingsrecht.

3.4. Onderhoudswerkzaamheden. TheraTap zal de Software regelmatig onderhouden en de klant tijdig informeren over eventuele daarmee samenhangende beperkingen. Onderhoud wordt regelmatig uitgevoerd buiten de gebruikelijke kantooruren van de klant, tenzij onderhoud om dwingende redenen op een ander tijdstip moet worden uitgevoerd.

4. Verplichtingen van de klant

4.1. Gebruik door de klant. De klant moet de aan hem verstrekte toegangsgegevens overeenkomstig de stand van de techniek beschermen en bewaren tegen toegang door derden. De klant zorgt ervoor dat gebruik uitsluitend plaatsvindt binnen de contractueel overeengekomen omvang. Elke ongeautoriseerde toegang moet onmiddellijk aan TheraTap worden gemeld.

4.2. Toegangsmogelijkheid van de klant. TheraTap stelt de Software beschikbaar bij de routeruitgang van het respectievelijke datacenter van de provider („overdrachtspunt"). Het is de verantwoordelijkheid van de klant om de technische voorwaarden te creëren voor het ontvangen van de Software bij het overdrachtspunt en voor het gebruik ervan. Regelmatig betekent dit dat de klant een functioneel eindapparaat met een werkende internetverbinding moet gebruiken.

4.3. Gegevensbeveiliging. De klant is verder verplicht geen gegevens op te slaan op de beschikbaar gestelde opslagruimte waarvan het gebruik in strijd is met toepasselijk recht, officiële bevelen, rechten van derden of overeenkomsten met derden.

4.4. Virusbeveiliging. De klant zal gegevens controleren op virussen of andere schadelijke componenten voordat ze worden opgeslagen of gebruikt in de Software en zal daarvoor maatregelen in overeenstemming met de stand van de techniek toepassen (bijv. antivirusprogramma's).

4.5. Gegevensback-ups. De klant moet in eigen verantwoordelijkheid regelmatig passende gegevensback-ups maken.

5. Support

TheraTap biedt je support voor de Software. Je kunt contact opnemen met deze support voor alle zaken met betrekking tot de Software. Support is bereikbaar via: info@theratap.de of telefonisch op 040 33 46 90 24-0

6. Vergoeding en betalingsvoorwaarden

6.1. Factureringsperiode. Facturering geschiedt – afhankelijk van de gekozen factureringsperiode – maandelijks of jaarlijks vooraf voor de betreffende periode.

6.2. Betalingsverwerking. De betalingsverwerking wordt verzorgd door de betalingsdienstverlener Stripe. De volgende betaalmethoden zijn beschikbaar: creditcard, SEPA-incasso, Apple Pay, Google Pay en SOFORT.

6.3. Prijswijzigingen. TheraTap behoudt zich het recht voor om prijzen voor abonnementen aan te passen indien dit noodzakelijk wordt door externe omstandigheden (bijv. gestegen infrastructuurkosten, inflatie, wettelijke wijzigingen). Prijswijzigingen worden aan klanten minstens zes weken voor inwerkingtreding per e-mail meegedeeld. Als de klant niet akkoord gaat met de prijswijziging, heeft hij het recht het abonnement op te zeggen voordat de prijswijziging van kracht wordt. Als de klant niet opzegt, wordt de prijswijziging geacht te zijn geaccepteerd.

7. Looptijd en opzegging

7.1. Looptijd. Het abonnement begint wanneer een van de pakketopties wordt geboekt. De minimale looptijd is – afhankelijk van de gekozen factureringsperiode – één maand of één jaar. Aan het einde van de betreffende factureringsperiode wordt het abonnement automatisch verlengd voor de duur van een volgende periode.

7.2. Opzegging. Het abonnement kan te allen tijde worden opgezegd en eindigt dan aan het einde van de betreffende factureringsperiode.

7.3. Pakketwissel. De klant kan te allen tijde overschakelen naar een duurder pakket („Upgrade"). Een upgrade kan zelfstandig in het klantaccount worden uitgevoerd; er wordt een pro rata betaling verschuldigd en de wijziging treedt onmiddellijk in werking. Overschakeling naar een goedkoper pakket („Downgrade") is in principe te allen tijde mogelijk op aanvraag bij TheraTap (info@theratap.de). TheraTap controleert of het huidige gebruik van de klant past bij het gekozen doelpakket (met name het aantal dierdossiers en andere tariefgrenzen) en regelt de wijziging. Is een downgrade niet mogelijk en wil de klant TheraTap niet langer gebruiken, dan kan het abonnement worden opgezegd conform artikel 7.2. Wordt een downgrade goedgekeurd, dan treedt de wijziging in werking aan het einde van de betreffende factureringsperiode.

7.4. Proefperiode. Klanten kunnen de Software eenmalig zeven dagen gratis testen. De proefperiode eindigt automatisch na zeven dagen zonder verdere verplichtingen voor de klant. Als de klant na de proefperiode overschakelt naar een betaald abonnement, blijven de tijdens de proefperiode vastgelegde gegevens behouden.

8. Rechten en verplichtingen bij en na beëindiging van het contract

8.1. Beschikbaarstelling van gegevens. Na beëindiging van het contract stelt TheraTap de door de klant aangemaakte en geüploade gegevens niet afzonderlijk beschikbaar voor download. Het is de verantwoordelijkheid van de klant om zijn gegevens tijdig vóór beëindiging van het contract te beveiligen met behulp van de exportfuncties van de Software.

8.2. Voortgezette gegevensback-up. Wij back-uppen de gegevens van onze klanten ook na beëindiging van het contract om voortgezette gegevensback-up te waarborgen als de klant geen correcte gegevensback-up uitvoert vóór het einde van de contractlooptijd overeenkomstig 8.1. In dit opzicht ontstaat een onbezoldigde bewaarrelatie, die door ons kan worden beëindigd met een opzegtermijn van 4 weken. De klant ontvangt hiervoor vooraf een elektronische kennisgeving. De klant kan de voortgezette opslag te allen tijde beëindigen door het klantaccount inclusief alle nog opgeslagen gegevens te verwijderen. Hiervoor bieden wij een overeenkomstige knop in het klantaccount.

8.3. Verwijdering van gegevens. Wij bewaren de gegevens van de klant na het einde van de oorspronkelijke gebruiksovereenkomst voor zover dit noodzakelijk is voor voortgezette back-up in de zin van artikel 8.2. of wettelijke vereisten voortdurende opslag vereisen.

9. Licentie

De klant ontvangt eenvoudige, d.w.z. niet-sublicentieerbare en niet-overdraagbare, in tijd beperkte rechten voor de duur van het contract om de actuele versie van de Software te gebruiken door middel van browsertoegang overeenkomstig de contractuele regelingen. De klant mag de Software uitsluitend persoonlijk gebruiken binnen het kader van zijn eigen zakelijke activiteiten. Verder gebruik van de Software door de klant is niet toegestaan. In het bijzonder is het de klant niet toegestaan derden (bijv. medewerkers) toegang te verlenen tot de Software, tenzij in individuele gevallen anders is overeengekomen (bijv. door het boeken van het „Business"-pakket).

10. Garantie

10.1. Toepasselijke bepalingen. Met betrekking tot het verlenen van het gebruik van de Software alsmede het beschikbaar stellen van opslagruimte zijn de garantiebepalingen van het huurrecht (§§ 535ff. BGB) van toepassing.

10.2. Melding van gebreken. De klant moet TheraTap onmiddellijk op de hoogte stellen van eventuele gebreken.

10.3. Uitsluiting van garantie. Garantie voor slechts onbeduidende verminderingen van de geschiktheid van de dienst is uitgesloten. Aansprakelijkheid onafhankelijk van schuld volgens § 536a lid 1 BGB voor gebreken die al bestonden op het moment van contractsluiting is uitgesloten.

11. Aansprakelijkheid

11.1. Opzet en grove nalatigheid. De partijen zijn onbeperkt aansprakelijk in gevallen van opzet, grove nalatigheid en schuldige schending van leven, lichaam of gezondheid.

11.2. Lichte nalatigheid. Onverminderd gevallen van onbeperkte aansprakelijkheid zijn de partijen jegens elkaar aansprakelijk bij licht nalatige schending van plichten uitsluitend bij schending van essentiële contractuele verplichtingen, d.w.z. verplichtingen waarvan de nakoming de ordentelijke uitvoering van het contract in de eerste plaats mogelijk maakt of waarvan de schending het bereiken van het contractdoel in gevaar brengt en waarvan de andere partij regelmatig op naleving mag vertrouwen, echter beperkt tot de bij contractsluiting voorzienbare, contracttypische schade.

11.3. Productaansprakelijkheid; garanties. De bovenstaande aansprakelijkheidsbeperkingen zijn niet van toepassing op aansprakelijkheid op grond van de Productaansprakelijkheidswet alsmede binnen het kader van schriftelijk door een partij aangegane garanties.

11.4. Derden. De bovenstaande aansprakelijkheidsregelingen gelden ook ten gunste van medewerkers, vertegenwoordigers en organen van de partijen.

11.5. Fiscale/boekhoudkundige toepassing. Aansprakelijkheid voor fiscale of boekhoudkundige fouten die berusten op onjuiste informatie van de klant of onjuiste toepassing van fiscale regelgeving door de klant is uitgesloten; artikel 11.1 blijft onverlet.

12. Gegevensbescherming

TheraTap neemt de bescherming van jouw gegevens zeer serieus. Wij verwerken jouw gegevens in overeenstemming met de geldende privacyregelgeving. Meer informatie vind je in ons privacybeleid, beschikbaar op: https://theratap.nl/privacy/

Door registratie en gebruik van TheraTap accepteert de klant de Verwerkersovereenkomst (AVG), die integraal deel uitmaakt van dit contract.

13. Slotbepalingen; overig

13.1. Scheidbaarheidsclausule. Mochten individuele bepalingen van deze algemene voorwaarden ongeldig of niet-afdwingbaar zijn, dan blijft de geldigheid van de overige bepalingen hiervan onverlet. De partijen zullen dergelijke bepalingen vervangen door geldige en afdwingbare bepalingen die zo dicht mogelijk bij de betekenis en het economische doel alsmede de wil van de partijen komen. Hetzelfde geldt in geval van een lacune in het contract.

13.2. Wijzigingen van de algemene voorwaarden. TheraTap behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze algemene voorwaarden om geldige redenen, bijvoorbeeld om de Software te verbeteren of uit te breiden, om veiligheidsredenen of om juridische of regelgevende redenen. Mochten wijzigingen de lopende contractuele relatie tussen jou en TheraTap kunnen beïnvloeden, dan zal TheraTap je vooraf op passende wijze informeren afhankelijk van de omstandigheden en om jouw toestemming vragen. Deze kennisgeving bevat informatie over de geplande wijzigingen en jouw recht om deze wijzigingen te weigeren, alsmede waar de weigering naartoe te sturen is en welke gevolgen het heeft als je niet weigert. De wijzigingen worden geacht te zijn geaccepteerd als je ze niet binnen 30 dagen weigert. Als een wijziging om welke reden dan ook ongeldig, nietig of niet-afdwingbaar blijkt te zijn, wordt hierdoor de geldigheid en afdwingbaarheid van de overige wijzigingen of voorwaarden niet beïnvloed.

13.3. Rechtskeuze. Het recht van de Bondsrepubliek Duitsland is van toepassing, met uitsluiting van het VN-Verdrag inzake internationale koopovereenkomsten betreffende roerende zaken.

(Stand: 21 februari 2024)