Ga naar inhoud
TheraTapTheraTapTheraTap

Aan de slag met TheraTap

Welkom bij TheraTap! Deze gids neemt je mee bij het opzetten van je praktijk van begin tot eind – van je eerste login tot online afspraken boeken op je eigen website. Je kunt elke stap op volgorde doorlopen of direct naar het onderdeel springen dat je nodig hebt. Alles wat je nu nog niet nodig hebt (team, online boeking, facturatie) kun je later altijd nog instellen.

In het kort

Section titled “In het kort”

Klaar in 5 minuten

Maak je account aan, vul je praktijkgegevens in en start je eerste bevinding – geen uitgebreide setup nodig.

Professionele bevindingen

Diermodellen, AI-spraakfunctie, checklists en foto’s – alles in één bevindingenoverzicht.

Online afspraken boeken

Stel je boekingspagina in en laat klanten direct afspraken aanvragen.

Overal & offline

Werk op je smartphone, tablet of desktop – zelfs zonder internetverbinding.

1. Maak je account aan en vul praktijkgegevens in

Section titled “1. Maak je account aan en vul praktijkgegevens in”

  1. Registreren

    Maak je account aan op go.theratap.app. Je hebt alleen een e-mailadres nodig – registratie duurt minder dan een minuut.

  2. Vul je praktijkinformatie in

    Open Instellingen > Bedrijf en voeg toe:

    • Praktijknaam en rechtsvorm (eenmanszaak, vennootschap, bv, …)
    • Adres (straat, postcode, plaats, land)
    • Telefoon en contact-e-mail
    • Website (optioneel)

    TheraTap past deze gegevens automatisch toe op PDF’s, contracten, e-mails naar eigenaren en je openbare boekingspagina – je hoeft ze nooit dubbel in te voeren.

  3. Upload je logo en briefpapier

    • Logo onder Instellingen → Bedrijf — vierkant of rechthoekig, PNG met transparante achtergrond. Verschijnt op PDF’s, je boekingspagina en in e-mails.
    • Briefpapier onder Instellingen → Ontwerp & briefpapier — A4-achtergrond als JPG of PNG, minimaal 2480 × 3508 px (300 dpi). Wordt gebruikt als achtergrond op alle PDF’s, contracten en rapporten.

  4. Pas bevindingenkleuren en rapportlay-out aan

    Onder Instellingen → Ontwerp & briefpapier kun je de kleuren instellen voor annotaties op de diermodellen (spanning, blokkades, opmerkingen) en kiezen hoe anamnese-tabellen in de PDF worden gerangschikt. Standaardinstellingen werken direct – dit is puur fine-tuning voor je huisstijl.

Meer informatie bij Praktijkgegevens & algemene instellingen.

2. Nodig je team uit

Section titled “2. Nodig je team uit”

  1. Open teambeheer

    Ga naar Instellingen > Gebruikers. Je ziet een lijst van alle teamleden met naam, e-mail en rol.

  2. Nodig een lid uit

    Klik op Lid toevoegen en voer voornaam, achternaam, e-mail en rol in:

    Rol Rechten
    Beheerder Volledige toegang inclusief instellingen, facturatie en teambeheer
    Editor Dagelijks werk: contacten, dieren, bevindingen, afspraken – maar geen instellingen of verwijderingen

    TheraTap stuurt automatisch een uitnodigingslink om een wachtwoord in te stellen. Heeft de persoon al een TheraTap-account, dan wordt hij of zij direct aan het team toegevoegd.

  3. Wijs verantwoordelijkheden toe

    Dieren, afspraken, contacten en taken hebben elk een veld Toegewezen aan. Gebruik dit om te bepalen wie welke patiënten behandelt – in de kalender kun je dan filteren op teamlid.

Meer informatie bij Team & rollen.

3. Stel facturatie in

Section titled “3. Stel facturatie in”

  1. Kies je boekhoudpakket

    Onder Instellingen > Facturatie kies je een van de twee opties:

    Aanbieder Aanbevolen voor
    TheraTap Compleet facturatiesysteem in de app – SEPA QR-code, DATEV-export en XRechnung inbegrepen. Ideaal voor de meeste praktijken.
    LexWare Office Bevindingenbladen worden als factuurconcepten naar LexWare gestuurd. Handig als je boekhouding daar al draait.

  2. Vul belastinggegevens in

    Vul je btw-nummer, btw-identificatienummer en – indien van toepassing – de vlag voor kleineondernemersregeling in. Als deze is ingeschakeld, laat TheraTap automatisch btw weg op facturen.

  3. Voeg bankgegevens toe

    Voer IBAN en BIC één keer in. TheraTap genereert op elke factuur een SEPA QR-code die klanten direct met hun bankapp kunnen scannen.

  4. Definieer je nummering

    Stel het voorvoegsel, jaarnotatie en startteller in voor je factuurnummers (bijv. FAC-2026-0001). TheraTap telt daarna zonder gaten op – belangrijk voor conforme boekhouding.

  5. Voeg artikelen toe (optioneel)

    Onder Instellingen > Artikelen definieer je terugkerende diensten en producten met prijs, btw-tarief en eenheid. Die kun je dan met één klik op facturen zetten.

Meer informatie bij Factuurinstellingen en Facturen aanmaken.

4. Stel anamneseformulieren in

Section titled “4. Stel anamneseformulieren in”

  1. Maak een formulier aan

    Open Instellingen → Formulieren en klik op + Nieuw formulier. Geef het een naam (bijv. “Eerste bevinding – paard”) en selecteer de juiste diersoort (paard, hond, kat of overig).

  2. Stel de velden samen

    Gebruik + Veld toevoegen om het formulier op te bouwen. Beschikbare veldtypen zijn tekst, meerregelig, dropdown, checkbox, datum, getal, bestandsupload en kop. Herschik velden via drag & drop.

  3. Markeer als standaard

    Schakel Standaardformulier in zodat TheraTap het automatisch gebruikt wanneer geen soortspecifiek formulier past. Je kunt ook per soort een apart formulier instellen.

Je kunt daarna de formulierlink versturen vanuit elk patiëntendossier of direct bij het aanmaken van een afspraak – via e-mail, SMS of WhatsApp. Eigenaren vullen het in hun browser in zonder in te loggen, en de antwoorden komen automatisch in TheraTap terecht.

Meer informatie bij Anamneseformulieren.

5. Voeg contacten en patiënten toe of importeer ze

Section titled “5. Voeg contacten en patiënten toe of importeer ze”

In TheraTap zijn contacten eigenaren en dieren patiënten. Ze worden apart opgeslagen en slim gekoppeld – één contact kan meerdere dieren hebben, en één dier kan meerdere contactpersonen hebben.

Optie A: Handmatig toevoegen

Section titled “Optie A: Handmatig toevoegen”

  1. Maak een contact aan

    Rechtsboven via + Aanmaken > Nieuw contact of via Contacten > + Nieuw contact. Alleen de naam is verplicht, maar voor latere communicatie (e-mail, SMS-herinneringen, facturen) is het de moeite waard om meteen e-mail, telefoon en adres in te vullen.

  2. Voeg een dier toe en koppel het

    Via + Aanmaken > Nieuw dier of direct vanuit het contactoverzicht. Vul soort, ras, geboortedatum, geslacht, gewicht, chipnummer en eventuele bijzonderheden in. Koppel het dier aan de eigenaar en – optioneel – aan een dierenarts en stal.

Optie B: Bestaande klanten importeren via CSV

Section titled “Optie B: Bestaande klanten importeren via CSV”

Wissel je van een ander systeem, dan hoef je contacten niet opnieuw over te typen:

  1. Download het CSV-sjabloon

    Ga naar Contacten > Importeren. Download het sjabloon – het bevat elke kolom die TheraTap kan herkennen.

  2. Vul je gegevens in

    Open het bestand in Excel, Numbers of Google Sheets, voeg je bestaande klanten toe en sla het opnieuw op als CSV.

  3. Upload en controleer

    Upload de CSV naar TheraTap. Vóór de definitieve import toont TheraTap een preview waar je kolommen kunt koppelen en fouten kunt corrigeren.

Meer informatie bij Contacten & patiëntendossiers.

6. Start en documenteer je eerste bevindingenblad

Section titled “6. Start en documenteer je eerste bevindingenblad”

  1. Maak een bevinding aan

    • Snel: Rechtsboven via Nieuw bevindingenblad > selecteer het dier.
    • Vanuit het patiëntendossier: Open het dier > + Nieuw bevindingenblad.

    Het bevindingenoverzicht opent met het passende diermodel voor paard, hond of kat.

  2. Documenteer de bevinding

    Alle tools staan in één overzicht tot je beschikking:

    Functie Beschrijving
    Diermodellen Annotaties op meer dan 50 anatomische weergaven – spanning, blokkades, pijnpunten
    AI-spraakfunctie Dicteer bevindingen handsfree – de AI vult alles in de juiste velden in
    Anamnese & checklists Gestructureerde velden die je vrij kunt aanpassen in de instellingen
    Tekstblokken Voeg terugkerende zinnen in met één klik
    Media Voeg foto’s, video’s en bestanden direct toe

  3. Maak een behandelplan aan (optioneel)

    Direct vanuit de bevinding kun je een behandelplan aanmaken – met oefeningen, frequentie, duur en afbeeldingen. De eigenaar ontvangt het plan als PDF om mee naar huis te nemen.

  4. Sla de bevinding op

    TheraTap slaat continu en automatisch op – er gaat niets verloren. Als je klaar bent, kun je het rapport versturen, een vervolgafspraak plannen of de bevinding dupliceren als sjabloon.

Meer informatie bij Bevindingen & documentatie.

7. Maak het rapport aan en verstuur het

Section titled “7. Maak het rapport aan en verstuur het”

  1. Genereer de PDF

    Klik op PDF aanmaken in de bevinding. TheraTap maakt een professioneel rapport met je logo, briefpapier, diermodelafbeeldingen (inclusief annotaties) en alle bevindingengegevens. Per rapport kies je welke secties je opneemt – anamnese, bevinding, behandelplan, media.

  2. Verstuur via e-mail

    Gebruik E-mail versturen om het rapport direct vanuit TheraTap te verzenden. Ontvanger, onderwerp en tekst zijn vooringevuld – je kunt een e-mailsjabloon toepassen of de tekst individueel schrijven. De e-mail gaat uit vanaf je praktijkadres.

  3. Bekijk het logboek

    Elke verzonden e-mail is zichtbaar in het postvak uit van de bevinding en in het patiëntendossier – inclusief open- en klikstatus.

Meer informatie bij PDF-export en E-mailverzending.

8. Plan afspraken in

Section titled “8. Plan afspraken in”

  1. Open de kalender

    De kalender staat in de hoofdnavigatie. Wissel tussen dag-, week- en maandweergave, en filter indien nodig op teamlid of resource.

  2. Maak een nieuwe afspraak aan

    Klik op het gewenste tijdslot of rechtsboven via + Aanmaken > Nieuwe afspraak. Koppel het aan dier, eigenaar, behandelingssoort en – indien van toepassing – een teamlid.

  3. Automatische anamnese-voorbereiding

    Zodra een patiënt is gekoppeld, bereidt TheraTap automatisch een anamnese-inzending voor – met het juiste formulier voor de soort, vooringevuld met antwoorden van de laatste inzending. Je kunt de link met één klik meesturen.

  4. Schakel herinneringen in

    Binnen de afspraak kun je een automatische e-mail- of SMS-herinnering activeren – standaard 24 uur van tevoren. Sjablonen configureer je onder Communicatie & sjablonen of Afspraakherinneringen.

  5. Plan je route (voor mobiele therapeuten)

    Behandel je dieren op stal of aan huis, dan helpt routeplanning je om je dagelijkse afspraken op de kaart te plannen en te optimaliseren.

Meer informatie bij Kalender & afspraakoverzicht.

9. Stel online afspraken boeken in

Section titled “9. Stel online afspraken boeken in”

  1. Vul je openbare profiel in

    Onder Instellingen > Openbaar profiel configureer je:

    • Beschrijving, diensten en specialisaties
    • Openingstijden en locatie
    • Zichtbaarheid in de therapeutenzoeker
    • Links naar je privacybeleid en voorwaarden

  2. Maak behandelingssoorten aan

    Onder Instellingen > Behandelingssoorten definieer je elke boekbare dienst met naam, duur, prijs en een optionele beschrijving. Inactieve behandelingssoorten blijven intern beschikbaar maar worden niet online getoond.

    Meer informatie bij Behandelingssoorten.

  3. Stel werktijden en uitzonderingen in

    Onder Instellingen > Werktijden definieer je per weekdag wanneer je boekbaar bent – meerdere tijdslots per dag worden ondersteund. Vakantie, training en vrije dagen stel je in als beschikbaarheidsuitzonderingen.

  4. Configureer boekingsregels

    Onder Instellingen > Boekingsinstellingen configureer je:

    Instelling Aanbeveling
    Voorlooptermijn Hoe ver van tevoren een afspraak minimaal geboekt kan worden (bijv. 24 uur)
    Boekingsvenster Hoe ver vooruit boekingen mogelijk zijn (bijv. 60 dagen)
    Buffertijd Pauze tussen twee afspraken (bijv. 15 minuten)
    Alleen aanvragen Afspraken moeten door jou worden bevestigd in plaats van direct in de kalender te komen

  5. Activeer boeking

    Zet de schakelaar Online boekingskalender activeren aan. Vanaf dat moment:

Meer informatie bij Online boekingskalender.

Section titled “10. Embed de boekingslink op je eigen website”

  1. Kopieer je boekingslink

    Onder Instellingen > Boekingsinstellingen vind je je persoonlijke boekings-URL (bijv. go.theratap.app/jouw-praktijk). Je kunt deze link overal delen – e-mailhandtekening, Instagram-bio, WhatsApp-status, visitekaartje als QR-code.

  2. Embed de boekingskalender direct

    In hetzelfde onderdeel biedt Boekingskalender embedden drie codevarianten – kies degene die past bij je websitetechnologie:

    Variant Wanneer gebruiken
    Custom Element (Web Component) Moderne websites, slanke integratie, past zich aan je lay-out aan
    Div-container Als je positie en grootte van de kalender zelf wilt bepalen
    iFrame Universeel – werkt met elke websitebouwer (WordPress, Wix, Squarespace, Webflow, …)

    Klik op Code kopiëren en plak het waar je de kalender op je website wilt tonen. Eigenaren kunnen dan direct vanaf je site boeken zonder de pagina te verlaten.

  3. Embed op een aparte boekingspagina (aanbevolen voor sites met een navigatiemenu)

    Maak op je website een pagina “Afspraak boeken” aan en plak daar de embedcode. Link deze pagina vanuit je hoofdnavigatie – bezoekers vinden zo intuïtief de boekingspagina.

Meer informatie bij Openbare boekingspagina.

Ontdek meer

Section titled “Ontdek meer”

Als de basis staat, zijn deze functies het bekijken waard:

Tekstblokken

Maak sjablonen voor bevindingen, contracten en berichten. Meer info →

Preventieve zorg

Vaccinaties, ontworming en controles – altijd in beeld. Meer info →

Spaarzegelkaarten

Versterk klantbinding met digitale 10-stempelkaarten. Meer info →

GOT-facturatie

Facturatie volgens de Duitse dierenartsentarief – standaard correct. Meer info →

Contracten & documenten

Laat toestemmingsformulieren digitaal ondertekenen. Meer info →

Volgende stappen

Section titled “Volgende stappen”