Deelnemers, aanwezigheid & e-mails
In een cursus vind je alle inschrijvingen op de tabbladen Deelnemers, Wachtlijst en Aanwezigheid. Online inschrijvingen komen daar automatisch binnen – via de cursuswidget, je MeinTier-profiel en de MeinTier-app.
Inschrijvingen
Section titled “Inschrijvingen”| Status | Betekenis |
|---|---|
| In afwachting | Ingeschreven, wacht op jouw bevestiging |
| Bevestigd | Plaats is zeker, bevestigingsmail is verstuurd |
| Wachtlijst | Cursus was vol, schuift door zodra er een plaats vrijkomt |
| Geannuleerd | Uitgeschreven – de plaats is weer vrij |
- Bevestigen: bevestig inschrijvingen in afwachting met één klik. Met Inschrijvingen automatisch bevestigen in de cursusinstellingen valt deze stap weg.
- Deelnemer toevoegen: inschrijvingen per telefoon of ter plekke voer je zelf in.
- Annuleren: de deelnemer krijgt een e-mail, de plaats komt vrij.
- Notitie: wat deelnemers bij de inschrijving in het berichtveld schrijven („Luna is onzeker bij andere honden“), staat direct in de deelnemerslijst en op de deelnemerslijst (pdf).
- Dier koppelen: koppelt de inschrijving aan een dierdossier. TheraTap stelt de dieren van het contact voor, de beste match eerst. Bestaat het dier nog niet, dan maak je het hier aan met naam, diersoort en ras.
Contacten en dieren
Section titled “Contacten en dieren”Vraagt de cursus naar het dier, dan zijn naam en soort bij elke inschrijving verplicht; het ras is optioneel. Bied je de cursus alleen voor bepaalde diersoorten aan, dan zijn alleen die te kiezen.
- Contact: schrijft iemand zich in met een e-mailadres dat je al kent, dan komt de inschrijving bij het bestaande contact. Opgeslagen gegevens blijven ongewijzigd; afwijkende gegevens zie je als opmerking bij de inschrijving. Een nieuw adres maakt een nieuw contact aan.
- Dier: heeft het contact precies één dier met die naam en soort, dan koppelt TheraTap het automatisch. Anders koppel je het zelf met Dier koppelen. Een nieuw dierdossier ontstaat nooit zonder jouw klik – zo blijft je dossiertegoed onaangetast.
Wachtlijst
Section titled “Wachtlijst”Staat Wachtlijst bijhouden aan en is de cursus vol, dan komen nieuwe inschrijvingen op het tabblad Wachtlijst – in volgorde van inschrijving. Met Laten doorschuiven geef je een vrijgekomen plaats door.
Aanwezigheid
Section titled “Aanwezigheid”Zodra de eerste sessie voorbij is, leg je op het tabblad Aanwezigheid vast wie aanwezig en wie afwezig was. Alles op aanwezig bespaart klikken. Het percentage per deelnemer zie je er direct naast.
Factureren
Section titled “Factureren”- Conceptfactuur maken maakt voor één inschrijving een concept aan. Je controleert het, past het zo nodig aan en verstuurt het daarna – eerder gaat er niets naar de deelnemer.
- Iedereen factureren maakt voor alle bevestigde deelnemers in één keer conceptfacturen aan.
- Bij vrije instap wordt per geboekte sessie gefactureerd.
- De Deelnemerslijst (PDF) print je voor de cursusavond – met dier, bevestigingen en de notities van de deelnemers.
E-mails aan deelnemers
Section titled “E-mails aan deelnemers”Bij E-mails aan deelnemers stel je in wat TheraTap automatisch verstuurt:
-
Herinnering
Kies hoeveel dagen vooraf (1, 2, 3 of 7 dagen) en of je voor elke sessie of alleen voor de eerste sessie herinnert. De herinnering bevat de locatie of de online link en de voorwaarden.
-
Bedankmail
Met Bedankmail na de laatste sessie sturen gaat er na de cursus een e-mail uit. De tekst kun je aanpassen, leeg blijft de standaardtekst. Wie alle sessies heeft gemist, krijgt geen bedankmail.
-
Deelnamecertificaat
Zet Deelnamecertificaat (pdf) bij de bedankmail voegen aan. Naam, dier, cursusnaam en periode vult TheraTap automatisch in – optioneel voeg je de cursusinhoud toe. Een certificaat is er alleen voor bevestigde inschrijvingen met minstens één bijgewoonde sessie. Afzonderlijk download je het in de deelnemerslijst via Certificaat.
Certificaat vormgeven
Section titled “Certificaat vormgeven”- Logo: bovenaan en in het zegel staat het logo van je praktijk uit de praktijkinstellingen. Zonder logo blijft het zegel eenvoudig.
- Kleur: standaard is je praktijkkleur. In de cursus kun je een eigen Kleur van het certificaat kiezen.
- Aantal sessies: met Aantal sessies tonen staat op het certificaat aan hoeveel sessies iemand heeft deelgenomen (bijv. „5 van 6“). Zet het uit als je dat niet wilt tonen.
- Cursusleiding: er staat de cursusleiding of – indien ingevuld – de Naam op het certificaat, bijv. voor externe sprekers.
- Handtekening: upload één keer een afbeelding van je handtekening (geldt voor alle cursussen van de praktijk). Die verschijnt dan op elk certificaat. Zonder geüploade handtekening is er geen handtekeningregel.
E-mails bij wijzigingen van sessies
Section titled “E-mails bij wijzigingen van sessies”Verandert er iets aan de sessies, dan informeert TheraTap de deelnemers automatisch. Voor het opslaan laat het venster zien hoeveel mensen een e-mail krijgen.
| Wat je doet | Wie krijgt een e-mail | Inhoud |
|---|---|---|
| Sessie annuleren | Iedereen die deze sessie heeft geboekt | Afzegging met reden (indien opgegeven) + agendabestand dat de sessie uit de agenda verwijdert |
| Sessie toevoegen bij een cursusreeks of losse sessie | Alle bevestigde deelnemers – ze worden automatisch ingeboekt | De nieuwe sessie en de volledige lijst van alle sessies + agendabestand |
| Sessie toevoegen bij vrije instap | Niemand | De sessie is direct online te boeken |
| Sessie verplaatsen (tijd, locatie of online link) | Iedereen die deze sessie heeft geboekt | Nieuwe tijd of locatie + bijgewerkt agendabestand |
| Alleen de titel van de sessie wijzigen | Niemand | – |
| Cursus annuleren | Alle ingeschrevenen, ook op de wachtlijst | Afzegging van de hele cursus |
Inschrijvingen in afwachting worden ook in nieuwe sessies ingeboekt; zij zien de sessies dan in hun bevestiging. Sessies in het verleden leiden niet tot een e-mail.