Ga naar inhoud
TheraTapTheraTapTheraTap

Online boekingskalender

Je digitale balie: diereneigenaren openen je boekingspagina, kiezen een behandeling en een beschikbare afspraak – en jij ontvangt alle gegevens inclusief een nieuw contact en patiënt direct in TheraTap. Geen telefoontjes, geen e-mail heen en weer, 24 uur per dag.

In het kort

Section titled “In het kort”

Boeken in 3 stappen

Kies een behandeling, kies een afspraak, vul je gegevens in – klaar. Zo eenvoudig is het voor je klanten.

Slimme beschikbaarheid

Werkuren, buffertijden, vakantie, ruimten, apparatuur en therapeutvaardigheden – alles wordt automatisch meegenomen in de beschikbare tijdslots.

Automatisch contact aanmaken

Bij elke boeking worden contact en patiënt automatisch aangemaakt of herkend. Geen handmatige invoer.

Overal in te bedden

Je eigen boekingspagina, een widget op je website of een iFrame – de kalender werkt op elk apparaat en in elke setup.

Wat de online boekingskalender kan

Section titled “Wat de online boekingskalender kan”
Functie Beschrijving
Online afspraken boeken Diereneigenaren boeken afspraken via je persoonlijke boekingspagina of een ingebedde widget – 24 uur per dag, 7 dagen per week.
Automatische beschikbaarheid Alleen echt beschikbare tijdslots worden getoond. Werkuren, uitzonderingen, geboekte afspraken, buffertijden en middelen worden realtime berekend.
Contact & patiënt aanmaken Naam, e-mail, adres, diersoort, ras, geboortedatum – alles wordt automatisch als contact en patiënt in TheraTap opgeslagen. Bestaande contacten worden herkend.
Twee boekingsmodi Ofwel als afspraakaanvraag (jij bevestigt handmatig) of als automatische bevestiging (de afspraak wordt direct gezet).
Middelenbeheer Ruimten, apparatuur en therapeuten worden automatisch toegewezen. Dubbele boekingen zijn uitgesloten.
Herinneringen Automatische afspraakherinneringen per e-mail en optioneel per SMS – 24 uur vóór de afspraak.
Berichten Via de geïntegreerde berichtengeschiedenis communiceer je direct met diereneigenaren over hun aanvraag.
In te bedden Bed de kalender in als widget, custom element of iFrame op je eigen website.

Hoe diereneigenaren een afspraak boeken

Section titled “Hoe diereneigenaren een afspraak boeken”

Het boekingsproces is bewust eenvoudig gehouden – drie stappen, geen registratie, geen login:

  1. Behandeling kiezen

    Alle actieve behandelingssoorten worden overzichtelijk getoond – met naam, beschrijving, duur en prijs. Diereneigenaren kiezen de passende dienst.

  2. Gewenste afspraak kiezen

    Een duidelijke kalender toont alleen de echt beschikbare dagen en tijdslots. Verleden dagen, volgeboekte slots en tijden buiten je werkuren worden automatisch verborgen. Op desktop worden twee maanden naast elkaar getoond; op smartphones één – altijd geoptimaliseerd voor het betreffende apparaat.

  3. Contact- en diergegevens invullen

    In de laatste stap vullen diereneigenaren hun gegevens in:

    • Contactgegevens: Voornaam, achternaam, e-mail, telefoon, adres
    • Diergegevens: Naam, soort (hond, paard, kat, overig), ras, geslacht, geboortedatum
    • Bericht: Ruimte voor klachten, symptomen of vragen

    Een duidelijke samenvatting toont behandeling, datum, tijd en duur in één oogopslag vóór verzending. Na verzending ontvangen diereneigenaren direct een bevestiging op het scherm en per e-mail.

Wat er automatisch gebeurt na een boeking

Section titled “Wat er automatisch gebeurt na een boeking”

Zodra een boeking binnenkomt, voert TheraTap op de achtergrond een hele reeks taken uit – daar hoef je je niet om te bekommeren:

Wat gebeurt er Detail
Contact aanmaken Er wordt een nieuw contact aangemaakt met alle ingevulde gegevens. Wordt het e-mailadres herkend, dan wordt het bestaande contact gekoppeld.
Patiënt aanmaken De diergegevens worden als nieuwe patiënt onder het contact opgeslagen – inclusief soort, ras en geboortedatum.
Afspraak aanmaken Een afspraak wordt aan de kalender toegevoegd – afhankelijk van de modus als bevestigd of als open aanvraag.
Middelen reserveren Vereist de behandelingssoort een ruimte of apparatuur, dan wordt automatisch een beschikbaar middel gereserveerd.
Therapeut toewijzen Bij meerdere therapeuten wordt automatisch een beschikbare therapeut met de juiste vaardigheid toegewezen.
Meldingen versturen De diereneigenaar ontvangt een bevestiging (of aanvraagbevestiging); jij ontvangt een melding over de nieuwe boeking.
Herinnering plannen 24 uur vóór de afspraak wordt automatisch een herinnering verstuurd per e-mail (en optioneel per SMS) – inclusief een ICS-kalenderbestand.

Afspraakaanvraag of automatische bevestiging

Section titled “Afspraakaanvraag of automatische bevestiging”

Jij bepaalt hoe boekingen worden afgehandeld:

Modus Gedrag Ideaal voor
Afspraakaanvraag (standaard) Boekingen verschijnen als open aanvragen. Je beoordeelt, communiceert indien nodig via de berichtengeschiedenis en bevestigt of wijst af. Praktijken die elke boeking individueel willen beoordelen
Automatische bevestiging Afspraken worden direct bevestigd en aan de kalender toegevoegd. Diereneigenaren ontvangen de afspraakbevestiging meteen. Praktijken met duidelijk gedefinieerde werkuren en capaciteit

Je stelt de modus in onder Instellingen → Boekingsinstellingen.

Instellen

Section titled “Instellen”

  1. Vereisten controleren

    Voordat klanten online bij je kunnen boeken, moeten drie gebieden zijn ingesteld:

    Gebied Waar Doel
    Behandelingssoorten Instellingen → Behandelingssoorten Bepaalt welke diensten boekbaar zijn – met naam, duur en prijs
    Werkuren Instellingen → Werkuren Bepaalt op welke dagen en tijden afspraken mogelijk zijn
    Openbaar profiel Instellingen → Openbaar profiel Je praktijkgegevens, beschrijving en logo voor de boekingspagina

  2. Online boeken activeren

    Ga naar Instellingen → Boekingsinstellingen en activeer de online boekingskalender. Daarna gebeurt automatisch het volgende:

    • Je persoonlijke boekingspagina wordt ingeschakeld
    • De knop “Nu afspraak boeken” verschijnt op je openbare profiel
    • Binnenkomende aanvragen verschijnen onder Afspraakaanvragen

  3. Boekingsinstellingen aanpassen

    Onder Instellingen → Boekingsinstellingen pas je het boeken aan op je behoeften:

    Instelling Wat het doet Standaard
    Buffertijd Tussenruimte vóór en na elke afspraak – ideaal voor reistijd en nazorg (0–180 minuten) 0 minuten
    Voorlooptijd Hoe kort van tevoren geboekt kan worden – voorkomt te spontane boekingen (0–120 uur) 1 uur
    Vooruitboeking Hoe ver vooruit afspraken geboekt kunnen worden (1–365 dagen) 60 dagen
    Boekingsnotitie Eigen tekst voor diereneigenaren tijdens het boeken – bijv. routebeschrijving of voorbereidingsinstructies –
    Boekingsmodus Afspraakaanvraag (handmatige bevestiging) of automatische bevestiging Afspraakaanvraag
    Valuta EUR, CHF, DKK of USD – voor de prijsweergave van je behandelingssoorten EUR

  4. Je boekingslink delen

    Je persoonlijke boekingslink vind je onder Instellingen → Openbaar profiel. Aanbevolen plekken om te delen:

    • Je eigen website en social media (bijv. Instagram-link in bio)
    • WhatsApp-status en e-mailhandtekening
    • Google Maps-vermelding
    • QR-code op visitekaartjes, flyers of in de wachtkamer

Hoe de instellingen samenwerken

Section titled “Hoe de instellingen samenwerken”

Alle bouwstenen sluiten naadloos op elkaar aan – zo ontstaat een compleet boekingssysteem:

Bouwsteen Wat het regelt
Werkuren Basis wanneer afspraken boekbaar zijn – per weekdag met flexibele tijdsvensters
Beschikbaarheidsuitzonderingen Vakantie, ziektedagen, feestdagen – overschrijven werkuren voor afzonderlijke dagen of terugkerende periodes
Behandelingssoorten Boekbare diensten met duur, prijs en beschrijving – optioneel met ruimte- of apparatuurvereisten
Middelen & ruimten Voorkomt dubbele boekingen van behandelkamers en gespecialiseerde apparatuur
Therapeutmiddelen Bij meerdere therapeuten: toewijzing op basis van vaardigheden – elke therapeut krijgt alleen passende behandelingen
Afspraakherinneringen Automatische herinneringen per e-mail en SMS – individueel aanpasbare sjablonen
Publieke boekingspagina Professionele profielpagina met kalender – ook in te bedden als widget

Gerelateerde onderwerpen

Section titled “Gerelateerde onderwerpen”