Ga naar inhoud
TheraTapTheraTapTheraTap

Documenten & contracten

Vaarwel papierchaos: TheraTap vervangt je papieren contracten, toestemmingsformulieren en informatiebladen door een volledig digitale workflow. Maak contracten met dynamische placeholders, laat ze direct op het scherm ondertekenen en archiveer alles automatisch in het patiënten- of contactdossier. Elk document is altijd beschikbaar als PDF — om te downloaden, te printen of per e-mail te versturen.

In het kort

Section titled “In het kort”

Digitale handtekening

Eigenaren tekenen direct op het scherm — op tablet, smartphone of pc. Geen printer, geen scanner.

Dynamische placeholders

Meer dan 40 placeholders voor dier-, contact- en praktijkgegevens worden automatisch ingevuld bij het aanmaken van een document.

Sjablonen & tekstblokken

Bewaar veelgebruikte contracten als sjablonen en laad ze met één klik — pas alleen de individuele details aan.

Automatisch gearchiveerd

Elk document wordt als PDF opgeslagen en is permanent beschikbaar in het dossier — ook offline.

Documenttypes

Section titled “Documenttypes”

TheraTap ondersteunt verschillende documenttypes die je individueel kunt gebruiken:

Type Voorbeeldtoepassing Handtekening
Toestemmingsformulier AVG-conforme privacyverklaring Digitaal
Behandelcontract Algemene voorwaarden, betalingsvoorwaarden Digitaal of later
Informatieblad Nazorg, trainingsplan, voedingsaanbevelingen Zonder handtekening
Eigen documenten Willekeurige vrije-tekstdocumenten, expertises, rapporten Optioneel

Toestemmingsformulier (AVG)

Section titled “Toestemmingsformulier (AVG)”

Het toestemmingsformulier staat direct bij het contact en zorgt dat je conform de privacywetgeving werkt — zonder papier.

  1. Contact openen

    Open het contact van de eigenaar. Je vindt het toestemmingsformulier direct in het contactoverzicht.

  2. Voorvertoning bekijken

    Vóór ondertekening kun je het formulier als PDF-voorvertoning bekijken. De tekst is gebaseerd op het sjabloon dat je hebt ingesteld onder Instellingen → Communicatie & sjablonen — of op de standaard AVG-tekst.

  3. Digitaal ondertekenen

    De eigenaar tekent direct op het scherm. Dit werkt met een vinger op de smartphone, met een stylus op de tablet of met de muis op een pc.

  4. Automatisch gearchiveerd

    Het ondertekende formulier wordt als PDF gegenereerd en permanent bij het contact opgeslagen. Het bevat de volledige tekst, de digitale handtekening, de naam en de datum.

Een contract aanmaken in het patiëntendossier

Section titled “Een contract aanmaken in het patiëntendossier”

  1. Dier openen → tabblad Documenten

    Ga naar een dier en open het tabblad Documenten.

  2. Nieuw contract aanmaken

    Klik op + Nieuw contract en kies tussen:

    • Volledig nieuw contract — Titel en inhoud vrij invoeren
    • Van tekstblok — Gebruik een opgeslagen sjabloon als basis

  3. Titel met placeholders

    Geef het contract een naam. Je kunt ook placeholders in de titel gebruiken, bijv. Behandelcontract — {{owner:name}}. De placeholder wordt automatisch vervangen door de werkelijke naam.

  4. Inhoud opstellen

    De rich-text-editor biedt je:

    • Opmaak — vet, cursief, doorhalen, lijsten en tabellen
    • Tekstblokken — Voeg terugkerende alinea’s toe met één klik
    • Dynamische placeholders — Meer dan 40 variabelen die automatisch worden ingevuld (zie hieronder)

  5. Handtekeningoptie kiezen

    Optie Wanneer gebruiken
    Nu ondertekenen De eigenaar is ter plaatse en tekent op het scherm
    Later ondertekenen Bereid het contract voor en laat het bij het volgende bezoek ondertekenen
    Zonder handtekening Informatiebladen, trainingsplannen, aanbevelingen

  6. Opslaan

    Het contract wordt als PDF gegenereerd en automatisch gearchiveerd in het patiëntendossier. Het bevat je praktijklogo, de praktijkgegevens, de contracttekst en — indien gekozen — de digitale handtekening met plaats en datum.

Dynamische placeholders

Section titled “Dynamische placeholders”

Placeholders worden bij het aanmaken van een contract automatisch vervangen door de werkelijke gegevens. Zo maak je gepersonaliseerde documenten zonder handmatig iets te typen.

Klik op het info-icoon bij het opstellen van een contract om alle beschikbare placeholders te zien en ze met één klik in te voegen.

Categorie Voorbeelden
Diergegevens {{patient:name}}, {{patient:race}}, {{patient:birthday}}, {{patient:age}}, {{patient:weight}}, {{patient:chip_number}}
Contactgegevens {{owner:name}}, {{owner:firstname}}, {{owner:email}}, {{owner:phone}}, {{owner:address}}, {{owner:city}}
Praktijkgegevens {{team:name}}, {{team:phone}}, {{team:email}}, {{team:website}}, {{team:billing_address}}
Datum & tijd {{current_date}}, {{current_time}}, {{current_datetime}}

Documenten beheren

Section titled “Documenten beheren”

Op het tabblad Documenten van het patiëntendossier vind je alle documenten chronologisch gesorteerd:

  • Ondertekende contracten — met ingesloten digitale handtekening
  • Toestemmingsformulieren — AVG-conforme privacybevestigingen
  • Informatiebladen — Trainingsplannen, nazorg, aanbevelingen
  • Geüploade bestanden — Röntgenfoto’s, laboratoriumresultaten, expertises en andere documenten

Wat je met documenten kunt doen:

PDF-export

Section titled “PDF-export”

Elk contract wordt automatisch als professionele PDF gegenereerd. De PDF bevat:

  • Praktijklogo en briefhoofd — gebaseerd op je praktijkgegevens
  • Volledige contracttekst — met alle automatisch ingevulde placeholders
  • Digitale handtekening — met naam, plaats en datum van ondertekening
  • Praktijkinformatie — Naam, adres, telefoon, e-mail en website

Gerelateerde onderwerpen

Section titled “Gerelateerde onderwerpen”