Kalender & afspraakoverzicht

De kalender is het controlecentrum van je dagelijkse praktijk. Of het nu een huisbezoek, stalafspraak of behandeling in de praktijk is — alles komt hier samen. Bevestigde online boekingen verschijnen automatisch, handmatige afspraken maak je in seconden aan en je verplaatst alles precies waar het hoort via drag & drop.

In het kort

Drie weergaven

Week-, maand- en lijstweergave — afhankelijk van wat je op dat moment nodig hebt.

Drag & drop

Verplaats afspraken met muis of touch en pas de duur aan — zonder een formulier te openen.

Teamkalender

Filter afspraken op teamlid, met individuele kleuren en werkuren in één oogopslag.

Volledig automatisch

Online boekingen, herinneringen en verjaardagen verschijnen vanzelf.

Kalenderweergaven

TheraTap biedt drie weergaven die je op elk moment kunt wisselen:

Weergave	Ideaal voor	Wat je ziet
Weekweergave	Dagplanning, mobiele rondes	Tijdraster met slots van 30 minuten, werkuren als achtergrond, huidige tijd als markering
Maandweergave	Langetermijnplanning, vakantieperiodes	Compact overzicht met maximaal drie afspraken per dag, kalenderweken aan de zijkant
Lijstweergave	Snel overzicht	Alle afspraken voor de komende 7 dagen als duidelijke lijst

Afspraken aanmaken en bewerken

Kalender openen

Ga naar Kalender in het hoofdmenu. Je ziet meteen alle komende afspraken in je gekozen weergave.
Nieuwe afspraak aanmaken

Klik op een vrij tijdslot in de weekweergave of gebruik de knop + Nieuwe afspraak. In het afspraakformulier vul je in:
- Contact en dier — Kies uit je bestaande contacten of maak direct nieuwe aan
- Behandelingssoort — bijv. eerste behandeling, vervolg, controle
- Datum en tijd — Kies het passende tijdstip
- Duur — Automatisch overgenomen van de behandelingssoort, maar aanpasbaar
- Toegewezen teamlid — Wie voert de behandeling uit?
- Ruimte of apparatuur — Als je praktijkruimten of apparatuur beheert
- Adres of notities — Vooral belangrijk bij huisbezoeken en stalbezoeken
Handmatige afspraken zijn los van online boeken — ideaal voor huisbezoeken zonder voorafgaande aanvraag, controleafspraken of persoonlijke blokkades zoals lunchpauzes of reistijden.
Afspraak bewerken

Klik op een bestaande afspraak om het formulier te openen. Daar kun je alles aanpassen: tijd, datum, behandelingssoort, duur, toegewezen persoon, adres of notities.
Afspraak verplaatsen via drag & drop

In de weekweergave kun je afspraken simpelweg met de muis pakken en naar een nieuwe positie slepen. TheraTap controleert automatisch of het nieuwe tijdslot vrij is — afspraken kunnen niet naar geblokkeerde gebieden worden verplaatst.
Afspraakduur aanpassen via resize

Sleep de onder- of bovenrand van een afspraak om de duur direct in de kalender te wijzigen — geen formulier nodig. Ook hier controleert TheraTap dat de afspraak niet in geblokkeerde tijden loopt.
Afspraak annuleren of verwijderen

Afspraken die niet doorgaan, kun je annuleren of verwijderen. Optioneel wordt een annuleringsmail naar de diereneigenaar gestuurd.

Terugkerende afspraken

Behandelingen lopen vaak meerdere weken. In plaats van elke vervolgafspraak handmatig in te voeren, maak je een terugkerende serie aan — TheraTap genereert alle afspraken voor de behandelperiode automatisch.

Serie inschakelen

Schakel in het afspraakformulier Terugkerende afspraak in. De herhalingsinstellingen verschijnen.
Ritme instellen
- Frequentie — dagelijks, wekelijks, om de twee weken of maandelijks
- Interval — bijv. “elke 2 weken” of “elke 3 maanden”
- Weekdagen — bij wekelijkse herhaling kun je meerdere dagen kiezen (bijv. ma + wo)
Einde definiëren

Bepaal wanneer de serie eindigt — ofwel tot een datum of na een vast aantal afspraken.
Opslaan

Alle afspraken in de serie worden aangemaakt en verschijnen in de kalender met een herhaal-icoon ⟳.

Eén afspraak of de hele serie

Wanneer je een terugkerende afspraak bewerkt of verwijdert, vraagt TheraTap welke afspraken moeten worden beïnvloed — net zoals je dat kent van Google of Outlook:

Optie	Effect
Alleen deze afspraak	Wijzigt alleen het geselecteerde voorkomen — de rest van de serie blijft onaangetast
Deze en alle volgende	De wijziging geldt vanaf de geselecteerde afspraak; eerdere afspraken blijven ongewijzigd
De hele serie	De wijziging geldt voor elke afspraak in de serie

Online boekingen in de kalender

Bevestigde afspraakaanvragen verschijnen automatisch in de kalender — je hoeft niets handmatig over te zetten. Elke online afspraak toont:

Behandelingssoort — Wat is geboekt
Diernaam en diereneigenaar — Wie komt met welk dier
Locatie — Bij mobiele bezoeken het adres van de diereneigenaar
Duur — Volgens je instellingen voor de betreffende behandelingssoort

Online boekingen en handmatig aangemaakte afspraken worden identiek in de kalender getoond en op dezelfde manier bewerkt.

Kleurcodering en visuele oriëntatie

De kalender gebruikt kleuren zodat je in één oogopslag je weg vindt:

Element	Weergave
Teamleden	Initialenbadge op elke afspraak — zo zie je meteen wie is toegewezen
Eigen afspraakkleuren	Wijs een unieke kleur per afspraak toe voor categorisering
Werkuren	Lichtgrijze achtergrond in de weekweergave toont teambeschikbaarheid
Middelbeschikbaarheid	Individuele pastelkleuren per ruimte, apparatuur of teamlid
Geblokkeerde tijden	Grijs gemarkeerde gebieden voor beschikbaarheidsuitzonderingen
Uitzonderingen	Rood gemarkeerde gebieden voor teamuitzonderingen zoals vakantie of ziekte
Verjaardagen	Roze hele-dag-items voor dierverjaardagen — klik om direct naar het patiëntdossier te gaan

Filteren en focussen

Met de filterbalk bovenaan de kalender kun je de weergave verfijnen:

Filter	Functie
Teamlid	Toon alleen afspraken voor een specifieke persoon
Behandelingssoort	Filter op specifieke behandelingssoorten
Ruimte	Toon alleen afspraken in een specifieke ruimte
Apparatuur	Toon alleen afspraken met specifieke apparatuur

Filters zijn vrij combineerbaar en blijven in de URL bewaard — bij herladen van de pagina zie je dezelfde gefilterde weergave.

Teamkalender

Heeft je account meerdere teamleden, dan wordt de kalender een gedeeld planningscentrum:

Alle afspraken in één oogopslag — Zie afspraken van alle teamleden tegelijk, onderscheiden door initialenbadges
Individuele werkuren — De weekweergave toont de beschikbaarheid van elk teamlid met gekleurde achtergronden
Snel filteren — Eén klik op een teamlid filtert de hele kalender
Legenda — Een legenda onderaan toont de kleuren van alle teamleden en middelen

Verjaardagen in de kalender

Heb je een verjaardag voor een dier ingevoerd, dan verschijnt die automatisch als hele-dag-item in de kalender — roze gemarkeerd met de diernaam. Een klik brengt je direct naar het patiëntdossier. Een leuk gebaar om je klanten te feliciteren met de verjaardag van hun huisdier.

Google Agenda & ICS-abonnement

TheraTap kan worden gekoppeld aan externe kalenders:

Google Agenda-sync — Koppel je Google Agenda zodat je TheraTap-afspraken daar ook verschijnen. De koppeling kan op elk moment worden gemaakt en verbroken.
ICS-kalenderabonnement — Abonneer je op je TheraTap-kalender via een ICS-link in elke kalender-app (Apple Agenda, Outlook, Thunderbird, enz.). Afspraken worden automatisch gesynchroniseerd.

Routeplanning voor mobiele afspraken

Altijd onderweg? Klik vanuit de kalender op Routeplanning voor vandaag openen om de tourplanning te openen — met kaart, dagroute en optimalisatie via de Google Routes Matrix API.

Meer info onder Routeplanning.

Automatische herinneringen

TheraTap kan je klanten automatisch herinneren aan komende afspraken:

E-mailherinnering — 24 uur vóór de afspraak, inclusief een ICS-kalenderbestand om op te slaan
SMS-herinnering — Als SMS is ingeschakeld voor je team
Voorbeeld — Je kunt de herinneringsmail bekijken vóór verzending

Herinneringen worden per afspraak geactiveerd en automatisch verstuurd. Meer info onder Afspraakherinneringen.

Samenhang met andere functies

Functie	Verband
Online boeken	Bevestigde aanvragen verschijnen automatisch in de kalender
Werkuren	Bepalen boekbare tijdslots en de achtergrondweergave in de kalender
Beschikbaarheidsuitzonderingen	Blokkeer tijdsperiodes — zichtbaar als grijze of rode blokken in de kalender
Afspraakherinneringen	Automatische e-mail- en SMS-herinneringen vóór de afspraak
Routeplanning	Dagroute met kaart, KPI’s en optimalisatie voor mobiele afspraken
Team & rollen	Rechten bepalen zichtbaarheid en bewerkingsrechten in de kalender
Contacten & patiëntdossiers	Spring direct vanaf een afspraak naar het dier of contact

Veelgestelde vragen

Kan ik afspraken verplaatsen via drag & drop? Ja. In de weekweergave kun je afspraken vrij verplaatsen en de duur aanpassen. TheraTap voorkomt automatisch overlappingen met geblokkeerde tijden.

Kan ik alle afspraken van mijn team zien? Ja. Zonder actief filter zie je alle afspraken van alle teamleden. Met de filterbalk kun je filteren op individuele personen, behandelingssoorten, ruimten of apparatuur.

Wat gebeurt er wanneer een online boeking wordt bevestigd? De afspraak verschijnt meteen in de kalender — met alle details uit de boeking. Je hoeft niets handmatig over te zetten.

Kan ik mijn kalender in andere apps bekijken? Ja. Koppel je Google Agenda of gebruik het ICS-kalenderabonnement voor Apple Agenda, Outlook en andere apps.

Worden klanten automatisch herinnerd? Ja, als je de herinneringsfunctie hebt ingeschakeld. 24 uur vóór de afspraak ontvangen diereneigenaren een e-mail (en optioneel een SMS) met alle afspraakdetails.

Gerelateerde onderwerpen

Afspraakaanvragen — Online boekingen accepteren en beheren
Behandelingssoorten — Duur, prijs en beschrijving van je diensten
Taken — To-do’s en teamtaken organiseren
Team & rollen — Rechten en teambeheer
Routeplanning — Dagroute met kaart en optimalisatie