Facturen aanmaken en beheren

TheraTap bevat een volledig facturatiesysteem dat specifiek is afgestemd op de behoeften van dierfysiotherapeuten en diertherapeuten. Je maakt facturen direct vanuit een bevinding, voegt regels toe en verstuurt de afgeronde PDF per e-mail — alles op één plek.

---

Overzicht

Snel aangemaakt

Handmatig of direct vanuit een bevinding — contact, patiënt en regels worden automatisch ingevuld.

PDF met SEPA QR-code

Professionele factuur-PDF inclusief QR-code voor eenvoudig betalen via je bankapp.

Automatische berekening

Subtotaal, btw en totaal worden realtime berekend — inclusief ondersteuning voor de kleineondernemersregeling.

Altijd in beeld

Concept, Open, Betaald, Achterstallig: volg de status van elke factuur en verstuur hem direct per e-mail.

---

Een factuur aanmaken

1. Nieuwe factuur aanmaken

   Je hebt verschillende opties:

   • Via het menu: Ga naar Facturen → + Nieuwe factuur
   • Vanuit een bevinding: Open een afgeronde bevinding → Actiemenu → Factuur aanmaken. De bevindingsgegevens worden automatisch ingevuld.
   • Via de header: Klik rechtsboven op + Aanmaken → Nieuwe factuur

2. Contact en patiënt toewijzen

   Selecteer de huisdiereigenaar (factuurontvanger) en optioneel het bijbehorende dier. Adresgegevens worden automatisch uit het contact gehaald.

3. Factuurgegevens instellen

   • Factuurdatum — Standaard de datum van vandaag
   • Datum van dienstverlening — Wanneer de bevinding heeft plaatsgevonden
   • Vervaldatum — Betaaltermijn
   • Prijstype — Exclusief of inclusief btw (afhankelijk van je instellingen)

4. Regels toevoegen

   Voeg een of meer factuurregels toe:

   • Handmatig invoeren — Vul vrij omschrijving, hoeveelheid, eenheidsprijs en btw-tarief in
   • Uit de artikelen catalogus — Voeg vooraf gedefinieerde artikelen met één klik in
   • Uit afspraakgegevens — Importeer behandelingstypes en afspraken als regels

   Elke regel kan een uitgebreide beschrijving bevatten — bijv. voor uitgebreide dienstdocumentatie.

5. Controleren en opslaan

   Subtotaal, btw-bedragen (gegroepeerd per tarief) en totaal worden realtime berekend. Sla de factuur eerst op als Concept.

Tip

Gebruik de conceptmodus om facturen in je eigen tempo voor te bereiden. Een opeenvolgend factuurnummer wordt pas toegewezen wanneer je definitief maakt — daarvoor kun je nog alles wijzigen.

---

Factuurregels in detail

Elke regel op je factuur bevat:

Veld	Omschrijving
Omschrijving	Korte omschrijving van de dienst of het artikel
Uitgebreide beschrijving	Optionele uitgebreide toelichting
Hoeveelheid	Aantal (bijv. 1 bevinding, 3 eenheden)
Eenheidsprijs	Prijs per eenheid
Eenheid	bijv. stuk, uur, sessie
Btw-tarief	Btw-percentage (bijv. 21%, 9% of 0% bij kleineondernemersregeling)
Type	Dienst, artikel of afspraak

Je kunt de volgorde van regels wijzigen via slepen en neerzetten.

Let op

Is de kleineondernemersregeling ingeschakeld, dan wordt het btw-tarief automatisch op 0% gezet. Op de factuur verschijnt de vermelding passend bij je facturatieland (in Duitsland bijv. § 19 UStG). Extra verplichte vermeldingen zoals RCS of vestigingsvergunning sla je eenmalig op bij de facturatie-instellingen.

---

Een factuur definitief maken

Ben je tevreden met het concept, klik dan op Definitief maken. Het volgende gebeurt:

1. Er wordt een opeenvolgend factuurnummer toegewezen (volgens je ingestelde formaat)
2. De factuurstatus wijzigt van Concept naar Open
3. Er wordt automatisch een PDF gegenereerd — inclusief een SEPA QR-code voor eenvoudig betalen
4. De inhoud van de factuur kan niet meer worden bewerkt

Let op

Voordat je definitief maakt, controleert TheraTap of alle vereiste gegevens aanwezig zijn — met name het adres van de huisdiereigenaar en je facturatie-instellingen. Ontbreekt er iets, dan krijg je een melding.

---

Factuurstatus

Elke factuur doorloopt een duidelijke levenscyclus:

Status	Betekenis
Concept	De factuur wordt voorbereid en kan nog worden bewerkt
Open	De factuur is definitief gemaakt en naar de klant verstuurd
Betaald	Betaling is geregistreerd — met datum en betaalmethode
Achterstallig	De vervaldatum is verstreken en betaling staat nog open
Geannuleerd	Er is een creditnota aangemaakt

---

Een betaling registreren

Zodra betaling is ontvangen, markeer je de factuur als betaald:

1. Open de factuur
2. Klik op Markeren als betaald
3. Selecteer de betaaldatum en de betaalmethode:

Betaalmethode	Omschrijving
Bankoverschrijving	Klassieke bankoverschrijving
Contant	Ter plaatse ontvangen
PayPal	Betaling via PayPal
SumUp	Kaartbetaling via SumUp-terminal

---

Een creditnota aanmaken

Moet een definitieve factuur volledig worden geannuleerd:

1. Open de betreffende factuur
2. Klik op Annuleren
3. Is er al betaald, kies dan hoe het geld wordt terugbetaald (bijv. contant of per overboeking)
4. TheraTap maakt direct een creditnota aan: eigen factuurnummer, datum van vandaag, alle regels met negatieve bedragen en een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur
5. De oorspronkelijke factuur wordt gemarkeerd als geannuleerd

Let op

Creditnota’s zijn definitieve documenten: ze kunnen niet worden bewerkt of als betaald worden gemarkeerd. De oorspronkelijke factuur blijft bewaard in het archief. Concept-creditnota’s uit de vorige versie kun je op de factuurpagina ongewijzigd vastleggen – ze krijgen dan de datum van vandaag.

Factuurcorrectie (gedeeltelijke creditering, terugbetaling)

Moet maar een deel van een factuur worden gecrediteerd – bijvoorbeeld niet gebruikte behandelingen van een kaart of een korting uit coulance – maak dan een factuurcorrectie aan in plaats van een nieuwe factuur met een negatief bedrag:

1. Open de definitieve factuur
2. Kies in het menu ⋯ de optie Corrigeren / terugbetalen
3. Vul per regel het bedrag in waarmee de factuur wordt verlaagd en pas zo nodig de tekst aan
4. Optioneel: de reden – die staat op het document
5. Is de factuur al betaald, kies dan hoe het tegoed wordt terugbetaald – of Niet terugbetalen, dan blijft het als tegoed op de factuur staan
6. Correctie vastleggen

De correctie is een apart document met een eigen nummer en een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur. Ze verlaagt het openstaande bedrag, verschijnt in statistiek, factuurjournaal en DATEV-export als omzetvermindering en kan per btw-tarief nooit hoger zijn dan het oorspronkelijke bedrag.

Creditnota of correctie?

Voor het volledige bedrag annuleer je de factuur. Heeft een factuur al een correctie, dan wordt ook de rest via een correctie gecrediteerd.

---

Facturen zoeken en filteren

Het factuuroverzicht biedt krachtige filters:

• Statusfilter — Toon concepten, open, betaalde of achterstallige facturen
• Tijdsperiode — Filter op factuurdatum
• Zoeken — Zoek op factuurnummer, contactnaam of patiënt
• Sorteren — Op datum, bedrag, status of factuurnummer

---

Een factuur per e-mail versturen

Je kunt facturen rechtstreeks vanuit TheraTap per e-mail versturen:

1. Open de definitieve factuur
2. Klik op Versturen per e-mail
3. De PDF wordt automatisch bijgevoegd
4. Onderwerp en tekst komen uit je standaardsjabloon (als je die hebt ingesteld) — je kunt ze vóór het versturen nog aanpassen

Standaardmail vastleggen

Onder Instellingen → Communicatie & sjablonen → Facturen leg je onderwerp en tekst voor factuurmails vast. Met Sjabloon laden krijg je een bruikbare starttekst met placeholders. Bij Beschikbare variabelen zie je onder meer:

Placeholder	Betekenis
{{invoice:number}}	Factuurnummer
{{invoice:total}}	Bedrag (opgemaakt)
{{invoice:date}}	Factuurdatum
{{invoice:due_date}}	Vervaldatum

Ook de bekende patiënt-, team- en contact-/eigenaar-variabelen werken. Placeholders worden bij het versturen automatisch vervangen.

Tip

Zonder opgeslagen sjabloon opent versturen nog steeds de e-mailcomposer met een standaardonderwerp en lege tekst — je kunt dus altijd handmatig schrijven.

Je kunt facturen ook als bijlage selecteren in de e-mailcomposer wanneer je een algemene e-mail schrijft.

Na het versturen vind je de e-mail in het e-maillogboek van het contact — en in de factuurlijst en het detail zie je het vinkje met Verstuurd op … als klikbare link naar het bericht.

---

Achterstallige facturen

TheraTap detecteert automatisch wanneer de vervaldatum van een open factuur is verstreken. Op het dashboard en in het factuuroverzicht zie je in één oogopslag welke betalingen nog openstaan.

---

Gerelateerde onderwerpen

• Facturatie-instellingen — Belastinggegevens, bankgegevens en nummerreeksen
• Artikelen catalogus — Diensten en producten vooraf definiëren
• Betalingen en export — PDF-export, DATEV, XRechnung
• Praktijkgegevens — Standaardmail onder Communicatie & sjablonen
• LexWare Office-integratie — Facturen overzetten naar LexWare Office
• Bevindingen & documentatie — Behandelingen vastleggen
• Contacten en patiëntendossier — Klanten en dieren beheren
• E-maillogboek — Verstuurde e-mails terugvinden