Middelen & ruimten

In een praktijk met meerdere therapeuten, behandelkamers en gespecialiseerde apparatuur kan afspraakplanning snel onoverzichtelijk worden. Het middelen- en ruimtenbeheer in TheraTap lost dat op: je stelt eenmalig in wie wat kan behandelen en waar – en TheraTap zorgt bij elke afspraak automatisch dat alles klopt en niets dubbel wordt geboekt.

---

In het kort

Geen dubbele boekingen

TheraTap controleert bij elke boeking automatisch of therapeut, ruimte en apparatuur tegelijk beschikbaar zijn.

Individuele werkuren

Elk teamlid krijgt eigen weekschema’s, tijdsblokken en uitzonderingen – onafhankelijk van elkaar.

Vaardigheden & kwalificaties

Bepaal wie welke behandelingssoorten mag uitvoeren. TheraTap houdt daar bij elke boeking rekening mee.

Kleurgecodeerde kalender

Elk middel krijgt een eigen kleur – voor direct zicht op wie wanneer en waar ingepland is.

---

Wat zijn middelen en ruimten?

	Middelen	Ruimten
Wat?	Je teamleden die behandelingen uitvoeren	Fysieke behandellocaties in je praktijk
Voorbeelden	Therapeut A, therapeut B, assistent C	Behandelkamer 1, trainingsruimte, longeercirkel
Individuele schema’s	Ja – eigen werkuren en uitzonderingen per persoon	–
Kleurcodering	Ja – voor beter overzicht in de kalender	–
Vaardigheden	Ja – welke behandelingssoorten beheerst worden	–

Tip

Middelen zijn vooral waardevol als je in teamverband werkt. Maar ook als solo-praktijkhouder heb je er baat bij: je kunt vaardigheden aan jezelf toewijzen en bepalen welke behandelingssoorten je aanbiedt.

---

Middelen instellen

Middelen zijn de kern van je afspraakplanning. Elk middel vertegenwoordigt een teamlid dat behandelingen kan uitvoeren.

1. Instellingen openen

   Ga naar Instellingen → Boekingsinstellingen → Middelen & ruimten.

2. Nieuw middel aanmaken

   Klik op + Middel aanmaken en wijs een teamlid toe. Per middel kun je instellen:

   • Persoon – Welk teamlid dit middel vertegenwoordigt
   • Kleur – Een kalenderkleur voor beter overzicht (bijv. blauw voor therapeut A, groen voor B)
   • Actief/inactief – Of het middel momenteel beschikbaar is

3. Vaardigheden toewijzen

   Bepaal welke behandelingssoorten dit middel mag uitvoeren. Alleen als vaardigheid toegewezen behandelingssoorten kunnen voor deze persoon worden geboekt.

   Voorbeeld: Therapeut A kan “Eerste onderzoek”, “Vervolgbehandeling” en “Lasertherapie” uitvoeren, terwijl assistent B alleen “Massage” en “Lymfedrainage” aanbiedt.

4. Individuele beschikbaarheid instellen

   Op het tabblad Beschikbaarheid stel je per weekdag individuele werkuren in – los van de algemene werkuren van de praktijk:

   • Start- en eindtijd per weekdag
   • Meerdere tijdsblokken per dag (bijv. ’s ochtends in de praktijk, ’s middags stallenbezoeken)
   • Individuele dagen volledig uitschakelen

5. Uitzonderingen toevoegen

   Op het tabblad Uitzonderingen kun je afwijkingen van het reguliere schema invoeren:

   • Hele-dag-uitzonderingen – bijv. vakantie of nascholing
   • Tijdsvenster-uitzonderingen – bijv. doktersbezoek dinsdagochtend
   • Terugkerende uitzonderingen – bijv. elke vrijdag vrij in een bepaalde periode

---

Ruimten instellen

Ruimten vertegenwoordigen de fysieke behandellocaties in je praktijk. Ze worden gecategoriseerd met ruimtetypes.

1. Ruimtetypes aanmaken

   Maak eerst ruimtetypes aan die beschrijven welk soort ruimte nodig is – bijv. “Behandelkamer”, “Trainingsruimte” of “Longeercirkel”.

2. Ruimten aanmaken

   Maak voor elke fysieke ruimte een invoer aan en wijs een ruimtetype toe:

   • Naam – bijv. “Behandelkamer 1” of “Trainingsruimte Noord”
   • Ruimtetype – bijv. “Behandelkamer”
   • Actief/inactief – Of de ruimte momenteel bruikbaar is

Let op

Waarom ruimtetypes? Omdat een behandelingssoort een ruimtetype vereist, geen specifieke ruimte. Heb je drie ruimten van het type “Behandelkamer”, dan boekt TheraTap automatisch de volgende beschikbare – dat verhoogt je capaciteit.

---

Behandelingssoorten koppelen aan ruimten en apparatuur

De laatste stap verbindt alles. Bij elke behandelingssoort kun je opgeven:

• Vereist ruimtetype – bijv. “Behandelkamer” (optioneel)
• Vereist apparatuurtype – bijv. “Laserapparaat” of “Magnetveldapparaat” (optioneel)

Voorbeelden:

Behandelingssoort	Ruimtetype	Apparatuurtype
Eerste onderzoek hond	Behandelkamer	–
Lasertherapie	Behandelkamer	Laserapparaat
Magnetveldtherapie	Behandelkamer	Magnetveldapparaat
Mobiele paardenosteopathie	–	–

Behandelingssoorten zonder ruimte- of apparatuurtoewijzing (bijv. mobiele bezoeken) worden alleen beperkt door de beschikbaarheid van het middel.

---

Hoe automatische afspraakplanning werkt

Dit is de echte kracht: bij elke boeking controleert TheraTap automatisch drie dingen tegelijk:

1. Therapeut beschikbaar? – Heeft een middel met de juiste vaardigheid op dat moment capaciteit?
2. Ruimte beschikbaar? – Is een ruimte van het vereiste type beschikbaar?
3. Apparatuur beschikbaar? – Is een apparaat van het vereiste type beschikbaar?

Alleen als aan alle drie de voorwaarden is voldaan, wordt het tijdslot als boekbaar getoond. TheraTap houdt ook rekening met de instelbare buffer tussen afspraken, zodat geen boeking direct tegen de volgende aanligt.

Belangrijk

De beschikbare capaciteit per tijdslot is altijd gelijk aan het minimum van alle middelen. Heb je 3 therapeuten maar slechts 1 behandelkamer, dan kan er per tijdslot maximaal 1 afspraak plaatsvinden (voor ruimtegebonden behandelingen).

Voorbeeld

Je praktijk heeft 2 therapeuten en 1 behandelkamer. Om 10:00 uur heeft therapeut A al een afspraak in de behandelkamer:

• Therapeut B + behandelkamer → Niet boekbaar (ruimte bezet)
• Therapeut B + mobiel bezoek → Boekbaar (geen ruimte nodig)
• Therapeut A + vervolgbehandeling → Niet boekbaar (al bezet)

---

Dubbele-boekingspreventie in detail

TheraTap beschermt je betrouwbaar tegen overlappende afspraken:

• Ruimteconflicten – Een ruimte wordt nooit aan twee afspraken tegelijk toegewezen
• Apparatuurconflicten – Elk apparaat is slechts één keer per tijdslot beschikbaar
• Personeelsconflicten – Geen teamlid wordt dubbel ingepland
• Transactieveiligheid – Zelfs bij gelijktijdige boekingsaanvragen ontstaan geen conflicten

Let op

Klanten zien op de online boekingspagina geen details over ruimten, apparatuur of therapeuten. Ze kiezen simpelweg een behandelingssoort en een beschikbaar tijdslot. Op de achtergrond zorgt TheraTap dat alle benodigde middelen worden gereserveerd.

---

Middelen en ruimten beheren

In het dagelijks gebruik kun je op elk moment flexibel reageren:

Actie	Wanneer nuttig?
Deactiveren	Renovatie, apparatuurreparatie, ouderschapsverlof, langdurige afwezigheid
Heractiveren	Ruimte of persoon is weer beschikbaar
Uitzondering toevoegen	Kortetermijnvakantie, studiedag, doktersbezoek
Vaardigheden aanpassen	Teamlid heeft nieuwe kwalificatie of biedt dienst niet meer aan
Kleur wijzigen	Kalenderoverzicht optimaliseren

Gedeactiveerde middelen en ruimten worden uit beschikbaarheidsberekeningen gehaald – bestaande afspraken blijven onaangetast.

---

Gerelateerde onderwerpen

• Behandelingssoorten – Diensten aanmaken en koppelen aan ruimten/apparatuur
• Werkuren – Algemene boekingsuren instellen
• Beschikbaarheidsuitzonderingen – Vakantie en bijzondere schema’s beheren
• Online boekingskalender – Hoe boeken eruitziet voor klanten
• Afspraakaanvragen – Binnenkomende aanvragen verwerken