Automatische e-mails
Boekingsbevestiging en 24-uursherinnering worden automatisch verstuurd – zonder dat je iets hoeft te doen.
Afspraakherinneringen & SMS
Vergeten afspraken kosten tijd en geld. TheraTap herinnert je klanten automatisch per e-mail en optioneel per SMS – bij boeking, vóór de afspraak, bij wijzigingen en zelfs op de verjaardag van het dier. Jij bepaalt de tekst, TheraTap verzorgt het versturen.
In het kort
Section titled “In het kort”7 SMS-sjablonen
Herinnering, bevestiging, wijziging, annulering, afspraakaanvraag, verjaardag en anamneseformulierherinnering – elk sjabloon individueel aanpasbaar.
Eigen tekst
Ontwerp sjablonen voor e-mails en SMS met placeholders. Naam, datum en tijd worden automatisch ingevuld.
Kanalen per type
Bepaal per meldingstype of het per e-mail en/of SMS wordt verstuurd – plus controle per afspraak en per dier.
E-mailmeldingen
Section titled “E-mailmeldingen”TheraTap verstuurt automatisch e-mails voor alle belangrijke afspraakgebeurtenissen. Elke e-mail is gepersonaliseerd met je praktijkbranding (naam, logo) en bevat een kalenderbestand (ICS) dat je klanten direct in hun kalender kunnen importeren.
| Wanneer wordt deze verstuurd? | |
|---|---|
| Boekingsbevestiging | Direct na het boeken van de afspraak |
| Afspraakaanvraag ontvangen | Wanneer een open afspraakaanvraag binnenkomt (nog niet bevestigd) |
| Afspraakbevestiging | Wanneer je een afspraakaanvraag bevestigt |
| 24-uursherinnering | Automatisch één dag vóór de afspraak |
| Afspraakwijziging | Wanneer een afspraak wordt verplaatst |
| Afspraakannulering | Wanneer een afspraak wordt geannuleerd |
| Verjaardagsbericht | Op de verjaardag van het dier |
| Anamneseformulierherinnering | 3 dagen nadat een anamneseformulier is verstuurd maar nog niet is ingevuld |
Sjablonen aanpassen
Section titled “Sjablonen aanpassen”Onder Instellingen → Communicatie & sjablonen (sectie Praktijk) beheer je alle afspraakmeldingen op één plek. Per type bewerk je e-mail en SMS naast elkaar – inclusief de schakelaars “Versturen via e-mail” en “Versturen via SMS”. Gebruik placeholders zoals {{contact:name}} of {{datetime}} (alle beschikbare placeholders vind je hieronder).
SMS activeren & configureren
Section titled “SMS activeren & configureren”Niet iedereen leest e-mails op tijd. Met SMS-herinneringen bereik je je klanten direct op hun telefoon – snel, betrouwbaar en met aanzienlijk hogere open rates.
-
Communicatie & sjablonen openen
Ga naar Instellingen → Communicatie & sjablonen.
-
SMS inschakelen
Activeer de SMS-functie met de schakelaar in de sectie SMS-instellingen. Eenmaal ingeschakeld verschijnen SMS-velden voor elk afspraaktype.
-
Afzendernaam instellen
Voer een afzendernaam in (maximaal 10 tekens) die bij de ontvanger wordt getoond – bijv. je praktijknaam of afkorting. Laat je dit leeg, dan wordt automatisch je praktijknaam gebruikt.
-
Sjablonen aanpassen
In de sectie Afspraken vind je e-mail- en SMS-sjablonen naast elkaar voor elke gelegenheid:
Sjabloon Gelegenheid Afspraakherinnering 24 uur vóór de afspraak Afspraakbevestiging Bij boeking of bevestiging Afspraakwijziging Wanneer een afspraak wordt verplaatst Afspraakannulering Bij annulering Afspraakaanvraag ontvangen Voor open afspraakaanvragen Verjaardagsbericht Op de verjaardag van het dier Anamneseformulierherinnering 3 dagen na een niet-ingevuld anamneseformulier Met Standaardsjabloon laden kun je de originele tekst op elk moment herstellen.
Kanalen per melding beheren
Section titled “Kanalen per melding beheren”Je bepaalt voor elk meldingstype afzonderlijk of het per e-mail en/of SMS wordt verstuurd – de schakelaars staan direct naast elk sjabloon op dezelfde pagina.
Als beide kanalen uit staan voor een type, toont TheraTap een subtiele hint dat er momenteel geen melding voor dat event wordt verstuurd – maar niets wordt geblokkeerd. Standaard zijn beide kanalen voor elk type ingeschakeld, zodat het eerdere gedrag niet verandert totdat je iets aanpast.
Anamneseformulierherinnering
Section titled “Anamneseformulierherinnering”De anamneseformulierherinnering is een nieuw type: heeft een klant drie dagen na verzending een anamneseformulier nog niet ingevuld, dan herinnert TheraTap automatisch. Dit type heeft ook een eigen e-mail- en SMS-sjabloon met kanaalschakelaars.
Beschikbare placeholders
Section titled “Beschikbare placeholders”In alle e-mail- en SMS-sjablonen kun je placeholders gebruiken die bij verzending automatisch worden vervangen door de werkelijke gegevens.
Afspraak
Section titled “Afspraak”| Placeholder | Beschrijving |
|---|---|
{{date}} |
Datum van de afspraak (bijv. “maandag 15 januari 2024”) |
{{time}} |
Tijd van de afspraak (bijv. “14:30”) |
{{datetime}} |
Datum en tijd gecombineerd |
{{title}} |
Titel van de afspraak |
{{description}} |
Beschrijving van de afspraak |
{{notes}} |
Notities bij de afspraak |
Contact (diereneigenaar)
Section titled “Contact (diereneigenaar)”| Placeholder | Beschrijving |
|---|---|
{{contact:name}} |
Volledige naam |
{{contact:phone}} |
Telefoonnummer |
{{contact:email}} |
E-mailadres |
{{contact:address}} |
Straat en huisnummer |
{{contact:zip}} |
Postcode |
{{contact:city}} |
Plaats |
{{contact:country}} |
Land |
Dier (patiënt)
Section titled “Dier (patiënt)”| Placeholder | Beschrijving |
|---|---|
{{patient:name}} |
Naam van het dier |
{{patient:type}} |
Diersoort (bijv. paard, hond, kat) |
{{patient:chip_number}} |
Chipnummer |
Therapeut
Section titled “Therapeut”| Placeholder | Beschrijving |
|---|---|
{{user:name}} |
Naam van de behandelaar |
Extra in verjaardagssjablonen
Section titled “Extra in verjaardagssjablonen”| Placeholder | Beschrijving |
|---|---|
{{patient:age}} |
Leeftijd van het dier in jaren |
{{patient:birthday}} |
Verjaardag van het dier |
{{patient:race}} |
Ras van het dier |
{{owner:name}} |
Volledige naam van de eigenaar |
{{owner:firstname}} |
Voornaam van de eigenaar |
{{owner:lastname}} |
Achternaam van de eigenaar |
{{team:name}} |
Naam van je praktijk |
Herinneringen beheren
Section titled “Herinneringen beheren”Per afspraak
Section titled “Per afspraak”Bij het aanmaken of bewerken van een afspraak kun je aangeven of een 24-uursherinnering moet worden verstuurd. Handig wanneer een afspraak op korte termijn is ingepland en een herinnering niet nodig is.
Per dier (verjaardag)
Section titled “Per dier (verjaardag)”In het patiëntdossier kun je per patiënt afzonderlijk instellen of verjaardagsherinneringen moeten worden verstuurd. Zo voorkom je ongewenste berichten – bijv. voor dieren die niet meer in behandeling zijn.
Automatische logica
Section titled “Automatische logica”- Afspraak geannuleerd vóór herinneringstijd: Wordt een afspraak geannuleerd vóór de herinnering wordt verstuurd, dan volgt er geen herinnering meer.
- SMS alleen met mobiel nummer: SMS wordt alleen verstuurd wanneer het contact een geldig mobiel nummer heeft. Internationale nummers worden automatisch herkend.
- Saldocontrole: Vóór elke SMS controleert TheraTap of er voldoende saldo beschikbaar is.
SMS-kosten & TheraTokens
Section titled “SMS-kosten & TheraTokens”SMS worden gefactureerd via je TheraTap-saldo (TheraTokens):
- 1 SMS-segment = tot 160 tekens
- Langere berichten worden automatisch opgesplitst in meerdere segmenten
- Kosten worden na succesvolle levering van je saldo afgetrokken
- Je ontvangt een automatische melding wanneer je saldo onder 50 TheraTokens zakt
Je huidige saldo zie je bovenaan Communicatie & sjablonen; opwaarderen kan onder Abonnement.
Veelgestelde vragen
Section titled “Veelgestelde vragen”Moet ik e-mailherinneringen activeren? Nee. E-mailmeldingen zijn standaard actief en inbegrepen in elk TheraTap-abonnement.
Worden SMS naar internationale nummers verstuurd? Ja. TheraTap herkent automatisch het nummerformaat en verstuurt SMS wereldwijd. Zorg dat het mobiele nummer in internationaal formaat is opgeslagen (bijv. +31 6 …).
Wat gebeurt er bij afspraken op korte termijn? De 24-uursherinnering wordt alleen verstuurd als de afspraak minstens 24 uur in de toekomst ligt. Bij kortere termijnen dient de boekingsbevestiging als melding.
Kan ik de herinnering per afspraak uitschakelen? Ja. In de afspraakdetails kun je de herinnering per afspraak deactiveren.