Contacten & patiëntendossier

TheraTap scheidt bewust eigenaars (contacten) en dieren (patiënten) — maar koppelt ze slim aan elkaar. Zo houd je overzicht, ook wanneer één eigenaar meerdere dieren heeft of één dier meerdere verzorgers.

Het patiëntendossier bundelt alles wat je over een patiënt moet weten: bevindingen, anamnese, therapieplannen, preventieve zorg, documenten en media — alles op één plek.

In het kort

Contacten

Naam, adres, telefoon, e-mail, website, profielfoto, notities en digitaal toestemmingsformulier — alles over je klanten.

Dieren

Soort, ras, leeftijd, geslacht, gewicht, hoogte, chipnummer en bijzondere opmerkingen — elke patiënt volledig vastgelegd.

Patiëntendossier

Befundformulieren, anamnese, therapieplannen, preventieve zorg, documenten, media, afspraken en opmerkingen — alles op één plek.

Koppelingen

Eigenaar, dierenarts, extra verzorgers en stalnaam — alle koppelingen in één oogopslag.

Contacten beheren

Een contact is een eigenaar — je klant. Alle gegevens die je nodig hebt voor communicatie en facturatie staan hier.

Een contact aanmaken

Snel via de header

Klik rechtsboven op + Aanmaken → Nieuw contact. Perfect wanneer je aan de telefoon bent of een aanvraag verwerkt.
Via het menu

Ga naar Contacten → + Nieuw contact en voer alle beschikbare gegevens in.

Welke gegevens worden opgeslagen?

Veld	Beschrijving
Naam	Voor- en achternaam
Bedrijf	Optioneel, bijv. voor maneges of fokkers
Adres	Straat, postcode, plaats, land — met directe link naar Google Maps
Telefoon & mobiel	Voor terugbellen en SMS-herinneringen
E-mail	Voor rapporten, herinneringen en facturen
Website	Optioneel
Profielfoto	Voor snelle visuele herkenning
Notities	Interne opmerkingen, alleen zichtbaar voor jou en je team

Wat je met contacten kunt doen

Zoeken & filteren — Zoek contacten op naam, e-mail, telefoon, adres of plaats. Filter op “aan mij toegewezen” voor je persoonlijke overzicht.
Sorteren — Op naam, e-mail, plaats, aanmaakdatum of aantal dieren.
Toestemmingsformulier — Laat het ter plekke digitaal invullen en ondertekenen. Meer hieronder.
Anamneseformulier versturen — Stuur eigenaars van tevoren een link om de medische voorgeschiedenis van hun dier in te vullen.
E-mails schrijven — Direct vanuit TheraTap via de geïntegreerde mailcomposer.
Handgeschreven notities — Teken of schrijf direct op de tablet.
Importeren & exporteren — Importeer contacten via CSV of exporteer als CSV of DATEV.

Tabbladen in het contactoverzicht

Wanneer je een contact opent, is alles overzichtelijk georganiseerd in tabbladen:

Tabblad	Inhoud
Overzicht	Contactgegevens en snelle toegang
Dieren	Alle dieren van deze eigenaar
Afspraken	Afgelopen en komende afspraken
Opmerkingen	Interne teamnotities over het contact
E-mails	Logboek van alle verzonden en ontvangen e-mails – met status en detailweergave (meer info)
Taken	Openstaande taken voor dit contact
Facturen	Bijbehorende facturen
Afbeeldingen / video’s / documenten	Geüploade media en bestanden

Dieren beheren

Een dier is je patiënt. TheraTap ondersteunt verschillende diersoorten met passende opties per soort.

Een dier aanmaken

Snel via de header

Klik rechtsboven op + Aanmaken → Nieuw dier.
Via het menu of direct vanuit een contact

Ga naar Dieren → + Nieuw dier of maak een nieuw dier direct aan in het contactoverzicht — de eigenaar wordt dan automatisch gekoppeld.

Welke gegevens worden opgeslagen?

Veld	Beschrijving
Naam	Naam van het dier
Soort	Paard, hond, kat of overig
Ras	bijv. Hanoverian, Labrador, Maine Coon
Geslacht	Afhankelijk van soort: merrie/hengst/ruin, reu/teef, kater/poes
Leeftijd / verjaardag	Automatisch omgezet naar jaren en maanden
Gewicht	In kilogram
Hoogte	In centimeter
Chipnummer	Voor unieke identificatie
Gecastreerd / gesteriliseerd	Optioneel als vlag zonder datum, of met castratiedatum indien bekend
Adres	Eigen adres of gekopieerd van de eigenaar — voor paarden bijv. de stalnaam
Eigenaar	Koppeling naar het primaire contact
Dierenarts	Optionele verwijzing naar de behandelende dierenarts
Extra contacten	Extra verzorgers zoals ruiter, verzorger of fokker
Profielfoto	Voor snelle visuele herkenning
Notities	Bijzondere kenmerken, allergieën, gedragsopmerkingen

Het patiëntendossier — alles in één oogopslag

Het patiëntendossier is het hart van TheraTap. Wanneer je een patiënt opent, kom je op Overzicht — een cockpit die meteen het belangrijkste toont, zonder tussen tabbladen te wisselen:

Waarschuwingen helemaal bovenaan — bijv. allergieën of andere kritieke notities. Ze komen van je infokaarten gemarkeerd als “Waarschuwing” en zijn rood gemarkeerd zodat niets wordt gemist.
Snelinfo-tegels — gewicht (inclusief trend t.o.v. de laatste meting), aantal behandelingen, laatste bezoek en openstaand factuurbedrag. Eén klik brengt je direct naar het juiste tabblad.
Volgende afspraak — met datum, tijd, kleur van afspraaktype, ruimte of therapeut, en de daaropvolgende vervolgafspraak als vooruitblik.
Laatste behandeling — het meest recente befundformulier met status, datum, auteur en aantal bevindingen en media; daaronder de vorige bevinding.
Open taken en verschuldigde preventieve zorg als compacte lijsten.
Gezondheidstrends — pijn, kreupelheid en welzijn als trendcurves, mits de eigenaar waarden deelt via de Mein-Tier-app.
Activiteitentijdlijn — een tijdlijn van recente gebeurtenissen: bevindingen, afspraken, facturen, e-mails, notities, gewichtsinvoer en meer.

Gewichtsgeschiedenis

TheraTap slaat het gewicht van een patiënt op als geschiedenis: elke wijziging wordt met een datum vastgelegd zodat je de ontwikkeling kunt volgen. De gewichtstegel in het overzicht toont de huidige waarde en de trend t.o.v. de laatste meting — klik erop om de volledige geschiedenis te openen en nieuwe waarden toe te voegen.

Daaronder is alles overzichtelijk georganiseerd in tabbladen:

Befundformulieren

Alle voltooide bevindingen staan chronologisch in de lijst. Elke bevinding toont:

Datum en behandelende persoon
Aantal bevindingen en media
Of er al een e-mail is verstuurd – vinkicoon en Verzonden op … met link naar de originele e-mail (e-maillogboek)

Je kunt:

Eerdere bevindingen bekijken en opnieuw openen
Nieuwe bevindingen starten via + Nieuwe bevinding
Befund-PDF’s exporteren en per e-mail versturen

Anamnese & medische voorgeschiedenis

De anamnese documenteert de medische voorgeschiedenis van je patiënt — gestructureerd en chronologisch.

Items aanmaken en bewerken met individueel configureerbare velden
Formulierinzendingen van eigenaars automatisch importeren — klanten vullen de anamnese online van tevoren in en je zet de gegevens over met één klik
AI-samenvatting van de volledige voorgeschiedenis (optioneel)
PDF-export — Chronologisch overzicht of AI-samenvatting als afdrukbaar document
Tijdlijnweergave — Alles in één oogopslag, van de eerste tot de laatste bevinding

Therapieplannen

Maak gestructureerde therapieplannen voor je patiënten:

Titel en inhoud vrij te definiëren
Tijdsperiode met start- en einddatum
Frequentie: dagelijks, wekelijks, tweewekelijks of maandelijks
PDF-export en per e-mail versturen naar de eigenaar
Notities voor extra informatie

Preventieve zorg

Houd regelmatige maatregelen bij zoals vaccinaties, ontworming, controles of hoefsmidafspraken.

Verlopen maatregelen zijn rood gemarkeerd
Automatische e-mailherinneringen naar eigenaars
Verschillende maatregeltypes per diersoort

Meer details vind je bij Preventieve zorg & herinneringen.

Documenten & contracten

Het patiëntendossier biedt twee paden voor digitale documenten:

Documenttemplates – gestructureerde formulieren (voedingsplannen, checklists, handtekeningen) via de formulierbouwer, tabblad Documenten
Contracten & vrije-tekstdocumenten – contracten met placeholders en de rich-text-editor

Beide kunnen worden geëxporteerd als PDF en per e-mail worden verstuurd.

Media & bestanden

Upload röntgenfoto’s, laboratoriumresultaten, foto’s, oefenplannen en willekeurige bestanden — alles overzichtelijk in drie categorieën:

Tabblad	Bestandstypen
Afbeeldingen	Foto’s, röntgenfoto’s, scans
Video’s	Bewegingsanalyses, voortgangsvideo’s
Documenten	PDF’s, laboratoriumresultaten, verwijzingen

Extra tabbladen

Tabblad	Inhoud
Afspraken	Alle afspraken voor deze patiënt
Opmerkingen	Interne teamnotities over het dier
Taken	Openstaande taken voor deze patiënt
Facturen	Bijbehorende facturen

Notities met eigen datum

Elke notitie (opmerking) heeft een eigen datum die je vrij kunt kiezen – ongeacht wanneer je hem invoert. Zo kun je iets vastleggen dat op een andere dag gebeurde, bijv. een telefoongesprek van gisteren.

Bij het aanmaken van een notitie is de datum vooringevuld met vandaag – je kunt die altijd wijzigen.
Je kunt ook achteraf de datum van bestaande notities aanpassen.
In de tijdlijn wordt de notitie getoond volgens deze datum.

Toestemmingsformulier

Het digitale toestemmingsformulier zorgt dat je AVG-conform werkt — zonder papierchaos.

Contact openen

Open het contact van de eigenaar en ga naar het toestemmingsformulier.
Samen invullen

Vul het formulier samen met de klant in — bijv. tijdens de eerste afspraak op de tablet.
Digitaal ondertekenen

De eigenaar tekent direct op het scherm. De handtekening wordt meteen opgeslagen.
Automatisch gearchiveerd

Het ondertekende formulier is vanaf nu altijd beschikbaar en kan als PDF worden gedownload.

Zoeken, filteren & sorteren

Zowel contacten als dieren bieden krachtige zoek- en filterfuncties:

Contacten zoeken — Op voor-/achternaam, e-mail, telefoon, adres, postcode, plaats of land.

Dieren zoeken — Op naam, ras, leeftijd, geslacht, adres, postcode, plaats of land.

Filteren — Toon alleen de contacten of dieren die aan jou zijn toegewezen.

Sorteren — Dieren bijv. op naam, ras, leeftijd, eigenaar, laatste bevinding of aantal bevindingen.

Paginering — Kies tussen 10, 20, 50 of 100 items per pagina.

Importeren & exporteren

Functie	Contacten	Dieren
CSV-import	✓	✓
CSV-export	✓	✓
DATEV-export	✓	—

Zo kun je eenvoudig bestaande klantgegevens importeren of exporteren voor de boekhouding.

Gegevens altijd bijwerken

Contacten en dieren kunnen altijd worden bewerkt:

Contactgegevens corrigeren of aanvullen
Nieuwe dieren toevoegen aan een contact
Bijzondere kenmerken, gewicht of medische notities bijwerken
Profielfoto’s uploaden of wijzigen
Indien nodig een dier als overleden markeren (met datum) — het item blijft bewaard als archief

Gerelateerde onderwerpen

Befund & documentatie — Bevindingen documenteren
Documenten & contracten — Digitale contracten met handtekening
Preventieve zorg & herinneringen — Vaccinaties, controles & automatische herinneringen
Media & bestanden — Foto’s, video’s en documenten uploaden
Tekstblokken & sjablonen — Terugkerende teksten efficiënt gebruiken
Online boekingsagenda — Laat klanten online afspraken boeken