Ga naar inhoud
TheraTapTheraTapTheraTap

Werkuren

Werkuren zijn het hart van je online boeken. Ze bepalen op welke dagen en op welke tijden klanten afspraken bij je kunnen boeken. Per weekdag stel je de tijdsvensters in, de lengte van de afspraakslots en hoeveel buffertijd er tussen twee afspraken moet zitten – TheraTap berekent daaruit automatisch de beschikbare boekingstijden.

In het kort

Section titled “In het kort”

Flexibele weekschema's

Activeer afzonderlijke weekdagen en stel per dag zoveel tijdsblokken in als je nodig hebt – perfect voor lunchpauzes of gesplitste werkdagen.

Individuele slotduur

Kies per tijdsblok een slotduur van 15, 30, 45 of 60 minuten. ’s Ochtends korte controles, ’s middags langere behandelingen? Geen probleem.

Buffers & boekingsdeadlines

Stel buffertijden tussen afspraken in en bepaal hoe kort van tevoren of hoe ver vooruit er geboekt mag worden.

Direct actief

Elke wijziging werkt meteen door op je online boekingskalender. Klanten zien direct de bijgewerkte beschikbaarheid.

Werkuren vs. openingstijden

Section titled “Werkuren vs. openingstijden”

TheraTap maakt bewust onderscheid tussen twee instellingen:

Werkuren Openingstijden
Doel Stuurt de boekbare afspraakslots aan Worden getoond op je publieke profielpagina
Instelling Instellingen → Werkuren Instellingen → Openbaar profiel
Werkt op Online boekingskalender Profielpagina en therapeutengids

Instellen

Section titled “Instellen”

  1. Werkuren openen

    Ga naar Instellingen → Werkuren. Je ziet een weekoverzicht van maandag tot en met zondag.

  2. Weekdagen activeren

    Gebruik de selectievakjes om de dagen te activeren waarop je beschikbaar wilt zijn voor boekingen. Gedeactiveerde dagen verschijnen als niet beschikbaar in de boekingskalender.

  3. Tijdsblokken aanmaken

    Maak per actieve dag een of meer tijdsblokken aan:

    • Starttijd – wanneer het blok begint (bijv. 09:00)
    • Eindtijd – wanneer het blok eindigt (bijv. 12:00)
    • Slotduur – het interval waarin afspraken worden aangeboden (15, 30, 45 of 60 minuten)

    TheraTap genereert automatisch de boekbare afspraakslots op basis van deze instellingen. Bij een blok van 09:00–12:00 met slots van 30 minuten ontstaan de slots 09:00, 09:30, 10:00, 10:30, 11:00 en 11:30.

  4. Opslaan

    Klik op Opslaan. De wijzigingen werken meteen door op je online boekingskalender.

Boekingsdeadlines & buffertijden

Section titled “Boekingsdeadlines & buffertijden”

Naast de tijdsblokken kun je onder Instellingen → Boekingsinstellingen nog drie parameters instellen die direct bepalen welke slots je klanten zien:

Buffertijd tussen afspraken

Section titled “Buffertijd tussen afspraken”
Instelling Buffer tussen afspraken
Bereik 0–180 minuten (in stappen van 5 minuten)
Standaard 0 minuten

De buffer blokkeert automatisch tijd vóór en na elke geboekte afspraak. Zo heb je ruimte voor reistijd, van ruimte wisselen of nazorg – zonder dat klanten in die tijd kunnen boeken.

Maximale vooruitboeking

Section titled “Maximale vooruitboeking”
Instelling Vooruitboeking
Bereik 1–365 dagen
Standaard 60 dagen

Bepaalt hoe ver in de toekomst afspraken geboekt kunnen worden. Met 60 dagen zien klanten alleen slots binnen de komende twee maanden.

Minimale voorlooptijd

Section titled “Minimale voorlooptijd”
Instelling Minimale boekingstermijn
Bereik 0–120 uur
Standaard 1 uur

Bepaalt hoe kort van tevoren een afspraak nog geboekt kan worden. Met 24 uur kunnen klanten uiterlijk voor de volgende dag boeken. Met 0 zijn ook spontane boekingen mogelijk.

Hoe slots worden berekend

Section titled “Hoe slots worden berekend”

TheraTap combineert meerdere factoren om de beschikbare boekingstijden te bepalen:

  1. Werkuren – Basis: welke dagen en tijdsblokken zijn actief?
  2. Behandelingsduur – Past de gekozen behandeling in het slot? Bij een behandeling van 90 minuten controleert TheraTap of er genoeg opeenvolgende slots beschikbaar zijn.
  3. Buffertijd – Wordt vrijgehouden vóór en na elke bestaande afspraak.
  4. Boekingsdeadlines – Valt het slot binnen de toegestane vooruitboekingsperiode?
  5. Beschikbaarheidsuitzonderingen – Vakantie, feestdagen of nascholing overschrijven de reguliere werkuren.
  6. Middelen – Zijn de benodigde therapeuten, ruimten en apparatuur beschikbaar?
  7. Bestaande afspraken – Al geboekte of aangevraagde afspraken worden automatisch geblokkeerd.

Het resultaat: klanten zien in de boekingskalender alleen tijdslots die echt beschikbaar zijn – zonder dat je handmatig hoeft in te grijpen.

Samenhang met beschikbaarheidsuitzonderingen

Section titled “Samenhang met beschikbaarheidsuitzonderingen”

Werkuren vormen het basisraamwerk. Beschikbaarheidsuitzonderingen overschrijven die voor afzonderlijke dagen of periodes.

Voorbeeld:

  • Werkuren maandag: 08:00–16:00
  • Uitzondering: “Maandag 10 maart – nascholing”
  • Resultaat: 10 maart is volledig geblokkeerd; alle andere maandagen blijven gewoon boekbaar.

Samenhang met middelen

Section titled “Samenhang met middelen”

Als je met middelen (teamleden, ruimten, apparatuur) werkt, kunnen die een eigen beschikbaarheid hebben. TheraTap controleert bij elke boeking automatisch:

  • Heeft de benodigde therapeut op dat moment capaciteit?
  • Is de benodigde ruimte beschikbaar?
  • Is de benodigde apparatuur beschikbaar?

De teamwerkuren vormen het buitenste kader – buiten de teamwerkuren kan geen slot geboekt worden, ook niet als een individueel middel theoretisch op dat moment beschikbaar zou zijn.

Gerelateerde onderwerpen

Section titled “Gerelateerde onderwerpen”