Ga naar inhoud
TheraTapTheraTapTheraTap

Berichten

Elke aanvraag die via je contactformulier of je publieke boekingspagina binnenkomt, belandt automatisch in je berichtensectie. Je ziet meteen wie er heeft geschreven, antwoordt direct vanuit TheraTap en houdt overzicht met statusfilters. Contacten worden automatisch aangemaakt – zo ga je naadloos van het eerste contact naar het eerste onderzoek.

In het kort

Section titled “In het kort”

Automatisch contact aanmaken

Nieuwe afzenders worden automatisch als contact opgeslagen – met naam, e-mail en telefoonnummer. Je kunt meteen verder werken.

Direct antwoorden

Schrijf terug vanuit TheraTap. De volledige berichtgeschiedenis blijft overzichtelijk op één plek.

E-mailmelding

Je ontvangt bij elk nieuw bericht een e-mail met een directe link naar de aanvraag – niets gaat verloren.

Status & filters

Scheid open en afgehandelde aanvragen in één oogopslag. Zo weet je altijd wat nog gedaan moet worden.

Berichten ontvangen

Section titled “Berichten ontvangen”

Zodra iemand je contactformulier invult, gebeurt het volgende automatisch:

  1. Bericht in je inbox

    De aanvraag verschijnt direct in de sectie Berichten in je hoofdmenu. Je ziet de tekst, de naam van de afzender en het tijdstip.

  2. Contact wordt automatisch aangemaakt

    TheraTap maakt een nieuw contact aan op basis van de formuliergegevens – inclusief naam, e-mailadres en telefoonnummer (indien opgegeven). Bestaat het contact al, dan wordt het automatisch herkend en gekoppeld.

  3. Dier wordt gekoppeld

    Als de persoon een diernaam opgeeft, koppelt TheraTap het bericht aan het bijbehorende dier in je database – of toont de diernaam voor later aanmaken.

  4. Je wordt per e-mail op de hoogte gesteld

    Je ontvangt een e-mail met het onderwerp “Nieuw bericht ontvangen.” Met één klik ga je direct naar de aanvraag in TheraTap.

Berichten beantwoorden en beheren

Section titled “Berichten beantwoorden en beheren”

Je berichtensectie werkt als een chat: links zie je alle gesprekken, rechts de berichtgeschiedenis van de geselecteerde aanvraag.

Een bericht beantwoorden

Section titled “Een bericht beantwoorden”

Open een gesprek en schrijf je antwoord direct in het tekstveld onderaan. Je bericht wordt in de geschiedenis opgeslagen – zo heb je altijd het volledige contact met iemand op één plek.

Status instellen

Section titled “Status instellen”

Elk gesprek heeft een van twee statussen:

Status Betekenis
Open Nog niet afgehandeld – de aanvraag wacht op je reactie.
Afgehandeld Je hebt gereageerd en de aanvraag is gesloten.

Klik op Markeren als afgehandeld als je klaar bent. Blijkt er later nog iets open te staan, dan kun je het gesprek altijd weer openen met Heropenen.

Filteren

Section titled “Filteren”

Gebruik de tabbladen bovenaan om je berichten te filteren:

  • Onopgelost – alle open aanvragen (met teller)
  • Afgehandeld – alle voltooide aanvragen
  • Alles – het volledige overzicht

Zo zie je in één oogopslag hoeveel aanvragen nog op je wachten.

Wat je per bericht ziet

Section titled “Wat je per bericht ziet”

Elk gesprek toont alle relevante informatie in één oogopslag:

Informatie Details
Berichttekst Het verzoek, de vraag of de afspraakaanvraag
Contactgegevens Naam, e-mailadres en telefoonnummer
Dier Diernaam, indien opgegeven – direct gekoppeld aan het patiëntdossier
Tijdstip Wanneer het bericht is ontvangen (bijv. “2 uur geleden”)
Bron Waar het bericht vandaan kwam (bijv. openbaar contactformulier)
Geschiedenis Het volledige berichtenverkeer inclusief je antwoorden en systeemnotities

Via de contactnaam in de kop spring je direct naar het contactprofiel – waar je een dier kunt toevoegen, een onderzoek kunt starten of documenten kunt aanmaken.

Van bericht naar klant

Section titled “Van bericht naar klant”

Omdat het contact al automatisch is aangemaakt, kun je naadloos verder werken:

  • Dier toevoegen – maak direct een dier aan in het contactprofiel
  • Onderzoek starten – begin meteen met het eerste onderzoek
  • Afspraak aanmaken – voeg een afspraak toe aan de kalender
  • Contactgegevens aanvullen – adres, notities of andere details toevoegen
  • Documenten aanmaken – stuur contracten of toestemmingsformulieren direct

Het bericht is je startpunt – vanaf hier begin je de volledige klantrelatie.

Statistieken

Section titled “Statistieken”

In de berichtensectie zie je altijd hoe je aanvragen ervoor staan:

Metriek Wat het toont
Open Aantal onopgeloste aanvragen
Afgehandeld Aantal voltooide aanvragen
Vandaag Vandaag ontvangen aanvragen
Totaal Alle aanvragen tot nu toe

Zo houd je ook op drukke dagen het overzicht.

Gerelateerde onderwerpen

Section titled “Gerelateerde onderwerpen”