Afspraakaanvragen

Elke online boeking van een diereneigenaar komt als afspraakaanvraag in je persoonlijke inbox binnen. Je ziet in één oogopslag wie wat en wanneer wil – en beslist met één klik of de afspraak doorgaat. Contacten en dieren worden automatisch aangemaakt, meldingen worden verstuurd en middelen worden gecontroleerd. Geen handmatige invoer, geen heen-en-weer bellen.

In het kort

Digitale inbox

Alle online boekingen op één plek – met statistieken, urgentie-indicatoren en automatische updates.

Eén klik volstaat

Bevestigen of afwijzen – TheraTap regelt de rest: kalender, meldingen, middelen.

Automatische contacten

Contact en dier worden bij elke boeking automatisch aangemaakt of gekoppeld. Geen handmatige invoer nodig.

E-mail & SMS

Diereneigenaren worden bij elke stap automatisch geïnformeerd – inclusief een kalenderbestand om in te plannen.

Middelen gecontroleerd

Vóór bevestiging controleert TheraTap automatisch of ruimte, apparatuur en therapeut beschikbaar zijn.

Live-updates

Nieuwe aanvragen verschijnen automatisch elke 30 seconden – plus een badge in het hoofdmenu voor direct zicht.

Dashboard en overzicht

Open Afspraakaanvragen in het hoofdmenu. Je ziet meteen vier kernmetrieken:

Metriek	Wat het toont
Open aanvragen	Totaal aantal onverwerkte aanvragen
Vandaag	Aanvragen voor vandaag
Deze week	Aanvragen voor de huidige week
Achterstallig	Aanvragen waarvan de gewenste afspraakdatum al voorbij is

Daaronder vind je de lijst van alle open aanvragen – overzichtelijk gesorteerd op datum. Elke aanvraag toont direct:

Datum en tijd van de gewenste afspraak
Naam en e-mail van de diereneigenaar
Diernaam en soort
Behandelingssoort
Urgentie – kleurgecodeerd als achterstallig, vandaag of morgen

Wat een afspraakaanvraag bevat

Open een aanvraag om alle details te zien:

Informatie	Beschrijving
Behandelingssoort	De gekozen behandeling met duur en prijs
Gewenste afspraak	Datum en tijd van het gewenste tijdslot
Contactgegevens	Naam, e-mail (klikbaar), telefoonnummer (klikbaar)
Diergegevens	Naam, diersoort, ras, leeftijd
Bericht	Klacht, symptoombeschrijving, bijzondere wensen
Notities	Je eigen aantekeningen bij de aanvraag

Aanvragen verwerken

De aanvraag openen

Tik op een aanvraag in de lijst. De detailweergave toont alle ingevulde informatie in één oogopslag – inclusief een klikbaar telefoonnummer en e-mailadres voor snel contact.
De details beoordelen

Controleer de gewenste afspraak, de behandelingssoort en de diergegevens. TheraTap toont of de benodigde middelen (ruimten, apparatuur, therapeut) op het gewenste tijdstip beschikbaar zijn.

Een beslissing nemen

Je hebt twee opties:

Actie	Wat er gebeurt
Bevestigen	De afspraak wordt direct aan de kalender toegevoegd. De diereneigenaar ontvangt een bevestiging per e-mail (inclusief kalenderbestand om in te plannen) en optioneel per SMS.
Afwijzen	De aanvraag wordt gesloten. Je voert een reden in die per e-mail en optioneel per SMS naar de diereneigenaar wordt gestuurd.

Bij beide acties kun je notities toevoegen die in de melding worden opgenomen – bijvoorbeeld routebeschrijving of voorbereidingsinstructies.

Automatisch contact en dier aanmaken

Een van de grootste tijdsbesparingen: je hoeft geen gegevens handmatig over te zetten. Zodra een boeking binnenkomt, gebeurt het volgende op de achtergrond:

Contact wordt aangemaakt

TheraTap maakt automatisch een nieuw contact aan met naam, e-mail, telefoon en adres. Bestaat het e-mailadres al, dan wordt het bestaande contact gekoppeld en ontbrekende informatie aangevuld.

Dier wordt vastgelegd

De naam, soort, het ras en de geboortedatum van het dier worden als nieuwe patiënt onder het contact aangemaakt. Bestaat het dier al, dan worden de gegevens bijgewerkt.

Duplicaten voorkomen

E-mailadressen worden intelligent genormaliseerd – bijvoorbeeld wordt een googlemail.com-adres automatisch herkend als gmail.com. Zo voorkom je dubbele contacten.

Direct bruikbaar

Na bevestiging vind je contact en dier direct in het patiëntdossier – met een volledige onderzoeksgeschiedenis vanaf de eerste afspraak.

Meldingen

TheraTap informeert alle partijen automatisch – per e-mail en optioneel per SMS:

Moment	Aan wie	Inhoud
Boeking ontvangen	Diereneigenaar	Bevestiging dat de aanvraag is ontvangen
Boeking ontvangen	Jij / je team	Melding over de nieuwe aanvraag
Afspraak bevestigd	Diereneigenaar	Afspraakbevestiging met een .ics-kalenderbestand om in de eigen kalender te zetten
Afspraak afgewezen	Diereneigenaar	Afwijzing met jouw reden

Snelle filters

Boven de aanvragenlijst vind je drie filters om specifieke aanvragen snel te vinden:

Filter	Toont
Alles	Alle open aanvragen
Vandaag	Alleen aanvragen met een gewenste afspraak voor vandaag
Achterstallig	Aanvragen waarvan de gewenste afspraak al voorbij is

De lijst wordt elke 30 seconden automatisch bijgewerkt – nieuwe aanvragen verschijnen zonder de pagina te verversen.

Na bevestiging

Zodra je een aanvraag bevestigt, gebeurt het volgende automatisch:

De afspraak verschijnt in de kalender – met therapeut, ruimte en apparatuur
Ruimten en apparatuur worden gereserveerd voor de duur van de afspraak
De diereneigenaar ontvangt de bevestiging met een kalenderbestand
Contact en dier zijn beschikbaar in het patiëntdossier
De aanvraag verdwijnt uit de open lijst en wordt gearchiveerd

Vanaf daar kun je direct met het onderzoek aan de slag – een onderzoek starten, vervolgafspraken plannen of communiceren via berichten.

Aanvraagmodus vs. automatische bevestiging

Jij bepaalt hoe online boekingen moeten werken:

Modus	Gedrag	Ideaal voor
Afspraakaanvraag (standaard)	Elke boeking komt binnen als open aanvraag. Je beoordeelt en bevestigt handmatig.	Praktijken die elke afspraak vooraf willen beoordelen
Automatische bevestiging	De afspraak wordt direct bevestigd en aan de kalender toegevoegd.	Praktijken met duidelijk gedefinieerde werkuren en middelen

Je kiest de modus onder Instellingen → Boekingsinstellingen.

Veelgestelde vragen

Kan ik afgewezen of bevestigde aanvragen nog bekijken? Ja. Bevestigde afspraken vind je in de kalender, afgewezen aanvragen blijven zichtbaar in het archief.

Wat als een diereneigenaar twee keer boekt? TheraTap herkent bestaande contacten op e-mailadres en koppelt de boeking automatisch aan het bestaande contact – zonder duplicaten.

Worden ruimten en apparatuur automatisch gereserveerd? Ja. Hebben je behandelingssoorten middelen toegewezen, dan worden die bij het boeken automatisch gereserveerd en bij bevestiging op conflicten gecontroleerd.

Kan ik eigen tekst voor de bevestigingsmail gebruiken? Ja. Onder Instellingen → Communicatie & sjablonen kun je e-mail- en SMS-sjablonen individueel aanpassen.

Ondersteunt TheraTap SMS-meldingen? Ja. Naast e-mails kunnen boekingsbevestigingen en afwijzingen ook per SMS worden verstuurd – mits je de SMS-functie hebt geactiveerd.

Gerelateerde onderwerpen

Publieke boekingspaginaJe professionele boekingspagina – automatisch gegenereerd, eenvoudig te delen en direct in te bedden.

Online boekingskalenderInstellen en configureren van het volledige online boekingssysteem.

BerichtenCommuniceer direct met diereneigenaren vanuit TheraTap.

Middelen & ruimtenRuimten en apparatuur beheren, dubbele boekingen voorkomen.

Contacten & patiëntdossiersContacten, dieren en de volledige onderzoeksgeschiedenis.

Kalender & afspraakoverzichtAlle bevestigde afspraken in één oogopslag.