Ga naar inhoud
TheraTapTheraTapTheraTap

Beschikbaarheidsuitzonderingen

Niet elke dag verloopt volgens plan. Nascholing, feestdagen, een vrije middag of drie weken vakantie – met beschikbaarheidsuitzonderingen geef je TheraTap aan wanneer je niet beschikbaar bent. De betreffende periodes worden automatisch uit je online boeken gehaald, zodat klanten alleen afspraken zien die echt beschikbaar zijn. Geen nabellen, geen dubbele boekingen, geen misverstanden.

In het kort

Section titled “In het kort”

Drie uitzonderingstypen

Hele dag, tijdsbereik of terugkerend – het juiste type voor elke afwezigheid.

Direct actief

Elke uitzondering werkt in realtime. Geblokkeerde tijden verdwijnen meteen uit online boeken.

Team & middelen

Uitzonderingen gelden praktijkbreed of alleen voor afzonderlijke therapeuten en ruimten – jij bepaalt.

Kalenderoverzicht

Alle geblokkeerde tijden verschijnen kleurgecodeerd in je praktijkkalender – niets wordt over het hoofd gezien.

De drie uitzonderingstypen

Section titled “De drie uitzonderingstypen”

Afhankelijk van de situatie kies je het passende type:

Type Wanneer gebruiken? Voorbeelden
Hele dag Je bent de hele dag niet beschikbaar Vakantie, feestdag, ziektedag
Tijdsbereik Alleen bepaalde uren op een dag zijn geblokkeerd Doktersbezoek ’s ochtends, vrije middag, nascholing van 13–17 uur
Terugkerend Regelmatige afwezigheid op specifieke weekdagen Elke woensdag vrij, vrijdagmiddag nascholing

Een uitzondering aanmaken

Section titled “Een uitzondering aanmaken”

  1. Instellingen openen

    Ga naar Instellingen → Beschikbaarheidsuitzonderingen. Je ziet een overzicht van alle bestaande uitzonderingen.

  2. Type kiezen

    Klik op Nieuwe uitzondering toevoegen en kies een van de drie types:

    • Hele dag – Selecteer de datum (of een datumbereik). De hele dag wordt geblokkeerd.
    • Tijdsbereik – Selecteer datum, starttijd en eindtijd. Alleen deze periode wordt geblokkeerd.
    • Terugkerend – Selecteer de betreffende weekdagen (bijv. maandag en woensdag) en wanneer de regel moet gelden. Optioneel stel je een einddatum in – zonder einddatum geldt de regel onbeperkt.

  3. Titel en beschrijving toevoegen

    Geef de uitzondering een duidelijke titel (bijv. “Zomervakantie”, “Nascholing osteopathie” of “Feestdag”). Optioneel voeg je een beschrijving toe – die is alleen zichtbaar voor jou en je team.

  4. Opslaan

    Klik op Opslaan. De uitzondering wordt direct actief – de betreffende tijdslots zijn vanaf dit moment niet meer boekbaar.

Hoe uitzonderingen online boeken beïnvloeden

Section titled “Hoe uitzonderingen online boeken beïnvloeden”

Zodra je een uitzondering opslaat, gebeurt het volgende automatisch:

  • De betreffende tijden verdwijnen uit online boeken – klanten zien deze slots helemaal niet meer
  • Je reguliere werkuren worden voor die periode overschreven
  • In de praktijkkalender worden geblokkeerde tijden kleurgecodeerd weergegeven, zodat jij en je team altijd overzicht houden

Voorbeeld – tijdsbereik:

  • Je werkuren op maandag: 8:00–16:00
  • Je voert een uitzondering in: maandag 12:00–16:00 (nascholing)
  • Resultaat: alleen 8:00–12:00 blijft boekbaar

Voorbeeld – terugkerend:

  • Je wilt elke vrijdag vrij
  • Type: Terugkerend, weekdag: Vrijdag, start: 1 maart 2025
  • Resultaat: vanaf maart is elke vrijdag automatisch geblokkeerd voor boekingen

Team- en middeluitzonderingen

Section titled “Team- en middeluitzonderingen”

Beschikbaarheidsuitzonderingen kun je op twee niveaus instellen:

Niveau Effect Typisch gebruik
Praktijkbreed (team) Geldt voor de hele praktijk en alle boekingen Feestdagen, collectieve vakantie, praktijkevenementen
Per middel Geldt alleen voor een specifieke therapeut of ruimte Individuele vakantie, nascholing van een collega, renovatie van een ruimte

Beide niveaus worden meegenomen bij de beschikbaarheidsberekening. Als de praktijk of het benodigde middel geblokkeerd is, kan het tijdslot niet geboekt worden.

Uitzonderingen beheren

Section titled “Uitzonderingen beheren”

Alle uitzonderingen kun je op elk moment aanpassen:

  • Bewerken – datum, tijd, titel of beschrijving wijzigen
  • Verlengen of verkorten – tijdsperiodes flexibel aanpassen
  • Verwijderen – de uitzondering verdwijnt en de tijden zijn meteen weer boekbaar

Elke wijziging werkt in realtime door op online boeken. Geen herstart of extra publicatie nodig.

Samenhang met andere instellingen

Section titled “Samenhang met andere instellingen”
Instelling Rol
Werkuren Bepalen het kader waarbinnen boeken mogelijk is
Beschikbaarheidsuitzonderingen Sluiten specifieke tijden binnen dat kader uit
Middelen & ruimten Kunnen eigen uitzonderingen hebben, los van praktijkuitzonderingen
Behandelingssoorten Bepalen duur en type van boekbare afspraken

Samen vormen ze een realistisch beeld van je werkelijke beschikbaarheid – automatisch berekend, altijd actueel.

Gerelateerde onderwerpen

Section titled “Gerelateerde onderwerpen”