Ga naar inhoud
TheraTapTheraTapTheraTap

Facturen aanmaken en beheren

TheraTap bevat een volledig facturatiesysteem dat specifiek is afgestemd op de behoeften van dierfysiotherapeuten en diertherapeuten. Je maakt facturen direct vanuit een bevinding, voegt regels toe en verstuurt de afgeronde PDF per e-mail — alles op één plek.

Overzicht

Section titled “Overzicht”

Snel aangemaakt

Handmatig of direct vanuit een bevinding — contact, patiënt en regels worden automatisch ingevuld.

PDF met SEPA QR-code

Professionele factuur-PDF inclusief QR-code voor eenvoudig betalen via je bankapp.

Automatische berekening

Subtotaal, btw en totaal worden realtime berekend — inclusief ondersteuning voor de kleineondernemersregeling.

Altijd in beeld

Concept, Open, Betaald, Achterstallig: volg de status van elke factuur en verstuur hem direct per e-mail.

Een factuur aanmaken

Section titled “Een factuur aanmaken”

  1. Nieuwe factuur aanmaken

    Je hebt verschillende opties:

    • Via het menu: Ga naar Facturen → + Nieuwe factuur
    • Vanuit een bevinding: Open een afgeronde bevinding → Actiemenu → Factuur aanmaken. De bevindingsgegevens worden automatisch ingevuld.
    • Via de header: Klik rechtsboven op + Aanmaken → Nieuwe factuur

  2. Contact en patiënt toewijzen

    Selecteer de huisdiereigenaar (factuurontvanger) en optioneel het bijbehorende dier. Adresgegevens worden automatisch uit het contact gehaald.

  3. Factuurgegevens instellen

    • Factuurdatum — Standaard de datum van vandaag
    • Datum van dienstverlening — Wanneer de bevinding heeft plaatsgevonden
    • Vervaldatum — Betaaltermijn
    • Prijstype — Exclusief of inclusief btw (afhankelijk van je instellingen)

  4. Regels toevoegen

    Voeg een of meer factuurregels toe:

    • Handmatig invoeren — Vul vrij omschrijving, hoeveelheid, eenheidsprijs en btw-tarief in
    • Uit de artikelen catalogus — Voeg vooraf gedefinieerde artikelen met één klik in
    • Uit afspraakgegevens — Importeer behandelingstypes en afspraken als regels

    Elke regel kan een uitgebreide beschrijving bevatten — bijv. voor uitgebreide dienstdocumentatie.

  5. Controleren en opslaan

    Subtotaal, btw-bedragen (gegroepeerd per tarief) en totaal worden realtime berekend. Sla de factuur eerst op als Concept.

Factuurregels in detail

Section titled “Factuurregels in detail”

Elke regel op je factuur bevat:

Veld Omschrijving
Omschrijving Korte omschrijving van de dienst of het artikel
Uitgebreide beschrijving Optionele uitgebreide toelichting
Hoeveelheid Aantal (bijv. 1 bevinding, 3 eenheden)
Eenheidsprijs Prijs per eenheid
Eenheid bijv. stuk, uur, sessie
Btw-tarief Btw-percentage (bijv. 21%, 9% of 0% bij kleineondernemersregeling)
Type Dienst, artikel of afspraak

Je kunt de volgorde van regels wijzigen via slepen en neerzetten.

Een factuur definitief maken

Section titled “Een factuur definitief maken”

Ben je tevreden met het concept, klik dan op Definitief maken. Het volgende gebeurt:

  1. Er wordt een opeenvolgend factuurnummer toegewezen (volgens je ingestelde formaat)
  2. De factuurstatus wijzigt van Concept naar Open
  3. Er wordt automatisch een PDF gegenereerd — inclusief een SEPA QR-code voor eenvoudig betalen
  4. De inhoud van de factuur kan niet meer worden bewerkt

Factuurstatus

Section titled “Factuurstatus”

Elke factuur doorloopt een duidelijke levenscyclus:

Status Betekenis
Concept De factuur wordt voorbereid en kan nog worden bewerkt
Open De factuur is definitief gemaakt en naar de klant verstuurd
Betaald Betaling is geregistreerd — met datum en betaalmethode
Achterstallig De vervaldatum is verstreken en betaling staat nog open
Geannuleerd Er is een creditnota aangemaakt

Een betaling registreren

Section titled “Een betaling registreren”

Zodra betaling is ontvangen, markeer je de factuur als betaald:

  1. Open de factuur
  2. Klik op Markeren als betaald
  3. Selecteer de betaaldatum en de betaalmethode:
Betaalmethode Omschrijving
Bankoverschrijving Klassieke bankoverschrijving
Contant Ter plaatse ontvangen
PayPal Betaling via PayPal
SumUp Kaartbetaling via SumUp-terminal

Een creditnota aanmaken

Section titled “Een creditnota aanmaken”

Moet een definitieve factuur worden geannuleerd:

  1. Open de betreffende factuur
  2. Klik op Annuleren
  3. TheraTap maakt automatisch een creditnota aan met negatieve bedragen
  4. De oorspronkelijke factuur wordt gemarkeerd als geannuleerd

Facturen zoeken en filteren

Section titled “Facturen zoeken en filteren”

Het factuuroverzicht biedt krachtige filters:

  • Statusfilter — Toon concepten, open, betaalde of achterstallige facturen
  • Tijdsperiode — Filter op factuurdatum
  • Zoeken — Zoek op factuurnummer, contactnaam of patiënt
  • Sorteren — Op datum, bedrag, status of factuurnummer

Een factuur per e-mail versturen

Section titled “Een factuur per e-mail versturen”

Je kunt facturen rechtstreeks vanuit TheraTap per e-mail versturen:

  1. Open de definitieve factuur
  2. Klik op Versturen per e-mail
  3. De PDF wordt automatisch bijgevoegd
  4. Schrijf een persoonlijk bericht of gebruik je sjabloon

Je kunt facturen ook als bijlage selecteren in de e-mailcomposer wanneer je een algemene e-mail schrijft.

Na het versturen vind je de e-mail in het e-maillogboek van het contact — en in de factuurlijst en het detail zie je het vinkje met Verstuurd op … als klikbare link naar het bericht.

Achterstallige facturen

Section titled “Achterstallige facturen”

TheraTap detecteert automatisch wanneer de vervaldatum van een open factuur is verstreken. Op het dashboard en in het factuuroverzicht zie je in één oogopslag welke betalingen nog openstaan.

Gerelateerde onderwerpen

Section titled “Gerelateerde onderwerpen”